SMK 10 Kesekretarisan Html

Sheddy N. Tjandra, dkk
KESEKRETARISAN
JILID 1
SMK
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional
Dilindungi Undang-undang
KESEKRETARISAN
JILID 1
Untuk SMK
Penulis Utama : Sheddy N. Tjandra
May Yulianingsih
Dear Liana
Ukuran Buku : 17,6 x 25 cm
Diterbitkan oleh
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Tahun 2008
TJA TJANDRA, Sheddy N.
k Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK /oleh Sheddy N. Tjandra,
May Yulianingsih, Dear Liana ---- Jakarta : Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen
Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan
Nasional, 2008.
vii. 194 hlm
Daftar Pustaka : A1-A3
ISBN : 978-602-8320-37-5
978-602-8320-38-2
KATA SAMBUTAN
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan
karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah
Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar
dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, telah melaksanakan
kegiatan penulisan buku kejuruan sebagai bentuk dari kegiatan
pembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK.
Karena buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit di dapatkan di pasaran.
Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar
Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah
dinyatakan memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses
pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 45
Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008.
Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada
seluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya
kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas
oleh para pendidik dan peserta didik SMK.
Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada
Departemen Pendidikan Nasional ini, dapat diunduh (download),
digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat.
Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya
harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan
ditayangkan soft copy ini diharapkan akan lebih memudahkan bagi
masyarakat khsusnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh
Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri untuk
mengakses dan memanfaatkannya sebagai sumber belajar.
Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepada
para peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat
memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini
masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritik
sangat kami harapkan.
Jakarta, 17 Agustus 2008
Direktur Pembinaan SMK
ii
Kata Pengantar
Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah
melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga
kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini.
Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan
Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.
Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr.
Sheddy N. Tjandra, M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan
anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum., dan guru Sekolah Menengah
Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd. (SMK
Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK
Prisma), Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK
Prisma). Penulisan buku juga dibantu oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd.
(SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD Depok).
Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M.
dari ASMI Jakarta.
Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesarbesarnya
kepada Bapak Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan
SMK Prisma, Depok yang telah membantu melancarkan penulisan buku
dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada Ibu Dra.
Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah
Menengah Kejuruan yang banyak membantu tim dalam penyelesaian
penulisan buku.
Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A.
iii
Tim penulis buku Kesekretarisan:
Ketua/Penanggungjawab : Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Universitas
Indonesia)
Anggota : May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma, Depok)
Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD, Depok)
Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma, Depok)
Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar, Depok)
Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma, Depok)
Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum.
(Universitas Indonesia)
Editor : Dra. Siti Aisyah, M.M. (ASMI Jakarta
Daftar Isi
Kata Sambutan i
Kata pengantar ii
JILID 1
BAB 1
Pendahuluan 1
BAB 2
Organisasi dan Kantor 3
2.1. Pengertian Organisasi 5
2.2 Macam Oraganisasi 9
2.3. Kantor dan Manajemen 12
2.4. pekerjaan kantor 25
2.5. Smuber daya manusia 33
BAB 3
Saran Kantor 36
3.1. Peralatan Kantor 38
3.2. tata Ruang Kantor 94
3.3. Sarana Modern Untuk Pengolahan Informasi 102
BAB 4
Organisai Dalam Kantor 108
4.1. Asas-Asas Pkok Pengorganisasian 112
4.2. Bentuk-bentuk Organisasi 118
4.3. Komunikasi Dalam Organisasi Kantor 126
4.4. Klasifikasi Komunikasi 130
BAB 5
Perencanaan Kerja Kntor, Efisiensi Pekerjaan dan
Kerja Sama 139
5.1. Pengertian Perencanaan Kerja 141
5.2. Proses Perncanaan Kerja 143
5.3. Sifat, Fungsi dan Sumber Perencanaan 144
5.4. Jenis-jenis Perencanaan 147
5.5. Cara mendapatkan Persetujuan Rencana 152
5.6. Efisiensi pekerjaan kantor 153
5.7. Efisiensi Dalam Kantor 157
5.8. Perencanaan Kerja,efisiensi kerja dan Pekerjaan kantor 160
5.9 Kerja Sama 161
BAB 6
Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja dan
Kepemimpinana 164
6.1. Pengertian 166
6.2. Manfaat dan Asaz 167
6.3. Pengaturan Pokok 168
6.4. Prinsip-prinsip dan Penyusunan 169
6.5. Hubungan kerja dan Kepemimpinan 170
6.6. Kepemimpinan dan Kepengikutan 173
6.7. Hubungan Atasan dan Bawahan 173
BAB 7
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja 176
7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja 177
7.2. Keamanan 187
Daftar Pustaka A1
Daftar Isi
Kata Sambutan i
Kata pengantar ii
JILID 2
BAB 8
Profesi Sekertaris, Manajer Kantor, dan
Pegawai Administrasi 195
8.1. Sekertaris 196
8.2. Tugas Manajer Kantor 207
8.3. Profesi Sebagai Pegawai Administrasi 209
8.4. Peranan Sekertaris 210
8.5. Pegawai Administrasi 213
BAB 9
Kompetensi Khusus dan Moral Sekertaris 218
9.1. Sepuluh Kompetensi 220
9.2. Nilai-nilai Moral Sekertaris 239
BAB 10
Empat Kemahiran Bahasa 242
10.1. Pandai Membaca dan Menulis 244
10.2. Pandai Mendengnarkan dan Berbicara 253
10.3. Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelpon dan
Menerima Tamu/Bertamu 260
10.4. Kemahiran Baca-tulis 263
10.5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan 266
10.6. Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat
Dikte Dengan Steno 268
BAB 11
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 270
11.1. Pengetahuan dasar Kearsipan 272
11.2. Memilih Sistem kearsipan yang sesuai 283
11.3. Mengimplementasika Sistem Kearsipan 302
11.4. Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip
Dengan Menggunakan Media Komputer 334
BAB 12
Proses Transaksi Akuntansi 339
12.1. Dokumen-dokumen 341
12.2. Kas Kecil 353
12.3. Rekonsiliasi Bank 355
BAB 13
Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi 359
13.1. Keterampilan E-mail dan Faksimili 362
13.2. Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel 371
13.3. Keterampilan Korenspondensi Indonesia 380
13.4. Keterampilan Korenspondensi Luar Negeri 404
Daftar Pustaka A1
1
Bab I
Pendahuluan
Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti
buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya
buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi
tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian.
Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai
kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi
Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian
dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan
kerja.
3. Berkomunikasi melalui telepon.
4. Menggunakan peralatan kantor.
5. Merencanakan dan melakukan pertemuan.
6. Melakukan prosedur administrasi.
7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
8. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
10. Menangani surat masuk dan keluar.
11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin
integritas.
12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.
13. Menghasilkan dokumen sederhana.
14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
15. Mengatur perjalanan bisnis.
16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.
18. Memproses transaksi keuangan.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum,
buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang
berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor,
dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi
tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana
kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan
kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja,
hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan,
keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer
kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris,
moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh
sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan
2
pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi
dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi
dan sebagainya.
Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi
korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa
Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas
korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap
perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhirakhir
ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal
tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan
bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang
diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang
ada di masing-masing sekolah.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya
sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi
atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau
sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan
sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor
lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai
administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi
perkantoran, baik pemerintah maupun swasta.
Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab.
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Organisasi dan Kantor
Bab III : Sarana Kantor
Bab IV : Organisasi Dalam Kantor
Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja
Sama.
Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja
Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi.
Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
Bab X : Empat Kemahiran Bahasa
Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi
Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.
Isi ringkas dari masing-masing bab beserta kompetensi kurikuler
diintegrasikan di dalamnya, kemudian dijabarkan melalui bab demi bab
sebagai berikut.
3
Bab II
Organisasi dan Kantor
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam
organisasi tempat para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai
pengetahuan kantor dan manajemen termasuk manajemen perkantoran,
kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan
pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi
sekretaris kantor atau sekretaris organisasi dan kesekretariatan,
manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian keterampilan
manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar
sebagaimana mestinya.
Kompetensi Inti dari Bab II
1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.
3. Melakukan prosedur
administrasi.
4. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
Pengetahuan tentang kantor
dan organisasi,kemudian
pengetahuan kantor dan
manajemen, pekerjaan
berikut kolega dan
pelanggan, fungsi-fungsi
manajemen, profesi
sekretaris kantor, sekretaris
organisasi dan
kesekretariatan, manajemen
perkantoran dan manajernya,
penngetahuan serta
keterampilan bekerja sabagai
mana mestinya.
4
Kompetensi dan isi bab
1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan
kesiapan siswa untuk bekerja, setelah lulus sekaligus
membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega,
pimpinan kantor dan pelanggan.
2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen
membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi dan
kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.
3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen,
profesi sekretaris atau manajer kantor membentuk kompetensi
bekerja sama dengan pelanggan.
4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan
pengetahuan profesi sekretaris di kantor atau sekretariat
membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan kerja.
Kata-Kata Kunci
kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega,
manajer, kesekretariatan, pelanggan
5
BAB II
Organisasi dan Kantor
2.1 Pengertian Organisasi
2.1.1 Pengertian
Ada banyak pngertian tentang organisasi dan kantor, disini secara
ringkas akan dijelaskan sbagai berikut.
Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat
yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi
kerja tertntu yang sebesar-besarnya.
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati
kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi
juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan
tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup
ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan
membuat wadah yang disebut organisasi.
2.1.2 Unsur-unsur Organisasi
Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian
organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi
akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
• Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama.
• Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang
• Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
• Ada tujuan tertentu
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau
tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat
bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab
setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut
akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit,
tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat
sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai
keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan
6
tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah
wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu
misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa
dan sebagainya.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga
merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dlam
praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,
maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain
proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi
kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti
tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat
sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak
bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masingmasing
orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat
lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan
sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang
yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan
bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang
manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya
baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang
baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara
mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain
sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat
dilaksanakan secara efisien dan efektif
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar
adalah :
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
·
Unsur-unsur
Organisasi
Ada wadah atau tempatnya
Ada orang-orangnya
Kedudukan dan tugas yang jelas
Ada tujuannya
7
2.1.3 Asas-asas Organisasi
Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya
asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu
organisasi yang baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsipprinsip
tertentu.
Dengan pengetahuan tentang asas-asas atau prinsipprinsip
organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau
tidak mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip
tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip
organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :
o Asas perumusan tujuan
o Asas pembagian kerja
o Asas pendelegasian wewenang
o Asas koordinasi
o Asas efesiensi pengawasan
o Asas pengawasan umum
1. Asas perumusan tujuan
Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus
diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas
tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut
disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari
organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi
tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat
dicapai secara efisien dan efektif.
2. Asas pembagian kerja
Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan
atau penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu
organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang
kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya
pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja
maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas
tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-masing
dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat
diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan
sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
3. Asas pendelegasian wewenang
Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan
seorang diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan
sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam
melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian
yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.
8
4. Asas koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi
maka diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan
sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek
adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang
siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau
setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan
tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah
baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak
memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat
menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha untuk
meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa
memperhatikan bagian penjualan, maka ini berarti akan
menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan).
5. Asas batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian
tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah
pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan
harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan
orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani
untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat
sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing
yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan
kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain
ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik
6. Asas pengawasan umum
Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila
pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan
organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan
penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan
demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara
keseluruhan.
Asas-asas
penyusunan
organisasi
Perumusan tujuan jelas
Pembagian kerja jelas
Pendelegasian wewenang jelas
Koordinasi jelas
Ada efisiensi pengawasan
Ada pengawasan menyeluruh
9
2.2 MACAM ORGANISASI
2.1.1 Organisasi Politik
- Ruang lingkupnya
- Macam-macamnya
- Pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan organisasi politik
- Organisasi politik
Ruang linkupnya :
1. kekuasaan eksekutif : pemerintah
2. kekuasaan yudikatif : pelaksana / penegak
3. kekuasaan legislative : pelaksana pembuat undang-undang
(DPR-MPR)
Macam-macamnya :
1. Bentuk Monarki : Suatu bentuk negara yang dikuasai
seseorang yang disebut raja.
2. Bentuk Oligarki : Negara yang dikuasai oleh bebrapa orang
elit politik.
3. Bentuk Demokrasi : Negara yang didasarkan oleh kedaulatan
rakyat.
Pekerjaan yang berkenaan dengan organisasi politik
(partisipasi politik). Polittik artinya proses penyelenggaraaan negara.
Macam-macamnya:
1. Menduduki jabatan politik atau administrasi
2. Menjadi pejabat suatu organisasi politik
3. Menjadi anggota suatu organisasi politik
4. Menjadi pejabat pemuli (KPU)
5. Menjadi anggota pejabat penyelenggaraan pemilu.
Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam
penyelenggaraan negara
2.2.2 Organisasi Bisnis
Bisnis masa depan dalam menghadapi lingkungan / iklim bisnis
pada abad XXI, menunjukan alternatif terbaik harus terdiri dari tenaga
kerja yang kompetitif dan berkualitas, mampu menunjukan eksistensi
organisasi yang kompetitif, sebagai jawaban terhadap tantangan
bisnis di masa datang. Organisasi seperti itu adalah memiliki
karakteristik sebagai berikut:
1. Mampu menjaring, menganalisis dan meanfaaatkan informasi.
Informasi dari sumbernya secara tepat dapat sampai dan
mempengaruhi kehidupan manusia di tempat-tempat yang jauh.
2. Organisasi harus mampu memberikan respon yang tepat sebagai
jawaban terhadap tantangan lingkungan / iklim bisnis. Memilih
bisnis baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
konsumen sekarang dan di masa mendatang.
3. Organisasi harus mampu memberikan respon secara cepat.
Kecepatan sangat penting agar kesempatan / peluang bisnis
10
sebagai hasil analisis informasi. Tidak direbut / dimanfaaatkan
lebih dulu oleh organisasi bisnis yang lain sebagai pesaing.
4. Organisasi harus mampu menghindari atau memperkecil resiko
bisnis. Resiko tidak sekedar berkenaan dengan bidang material
dan finansial. Jika keliru atau gagal dalam respon, tetapi juga
pada aspek-aspek manusiawai SDM, baik dari segi fisik maupun
psikologis.
5. Dari segi material dan finansial, organisasi harus mampu
mewujudkan rasio yang menguntungkan, mampu
menyelenggarakan dan membiayai program-program.
2.2.3 Organisasi Profesi
Organisasi ini menghimpum orang-orang yang bekerja sesuai
dengan profesi mereka, juga ada kode esik untuk menjaga agar
profesi mereka selalu dihargai dan dihormati.
Contoh:
a) I.S.I : Ikatan Sekretaris Indonesia
b) I.D.I : Ikatan Dokter Indonesia
c) I.C.M.I : Ikatan Cendekiawan Muslim Indonesia.
d) Parfi : Perhimpunan Artis Film Indonesia dll.
2.2.4 Organisasi Sosial
Dr. Koentraningrat membagi-membagi organisasi sosial
kemasyarakatan menjadi 8 macam:
a) Organisasi yang betujuan memenuhi kebutuhan kehidupan
kekerabatan (kinship) atau domestic institution, misalnya:
pelamaran, perkawinan, keluarga, pengasuhan anak dll.
b) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia
untuk mata pencaharian hidup (ecomonic institutions),
misalnya: pertanian, perternakan, perburuhan, industri, dll.
c) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah
manusia (scientific institutions), misalnya: metode ilmiah,
penelitian, pendidikan ilmiah, dll.
d) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan pendidikan
(educational institutions), misalnya: TK, SD, SMP, SMA,
Pondok Pesantren, dll.
e) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah,
menyatakan rasa keindahan dan rekreasi (aisthelic and
Macam
Organisasi
Organisasi politik
Organisasi bisnis
Organisasi profesi
Organisasi social
Organisasi lain
11
recreational institutions), misalnya: seni rupa, seni suara, seni
drama, dll.
f) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia
untuk berhubungan dengan Tuhan atau alam gaib (religus
institutions). Misalnya: Gereja, Masjid, Doa, Kenduri, dll.
g) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan menuasia
untuk mengatur kehidupan berkelompok atau bernegara
(political institutions), misalnya: pemerintahan, demokrasi,
kehakimam, kepartaian, kepolisian, dll.
h) Organisasi yang bertujuan mengurus kebutuhan jasmani
manusia (cosmetic institutions), misalnya: pemeliharaan,
kecantikan, kesehatan, kedokteran, dll.
Dalam perkembangan masyarakat dan kebudayaan
kita mengenal organisasi sosial atau lembaga
kemasyarakatan, misalnya: organisasi kekeluargaan,
ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,
keagamaan, pemerintah, dan kesehatan jasmani. Adanya
organisasi tersebut dimaksud untuk memenuhi berbagai
kebutuhan pokok dari kehidupan masnusia. Organisasi itu ada
di dalam setiap masyarakat tanpa memperdulikan apakah
masyarakat tersebut mempunyai taraf kebudayaan sederhana
atau modern.
2.2.5 Organisasi Lain
1) Organisasi Islam
A. Muhammadiyah
Salah satu organisasi islam yang terpenting di Indonesia
adalah Muhammadiyah. Organisasi ini di dirikan di Yogyakarta
pada tanggal 18 Nopember 1912 oleh Kyai H. Ahmad Dahlan atas
saran yang diajukan oleh murid-muridnya dan beberapa orang
anggota Budi Utomo, untuk mendirikan suatu lembaga pendidikan
yang besifat permanen. (Noer, 1980), sejak pembentukannya
pada tahun 1912 di Yogyakarta, Muhammadiyah dianggap
sebagai perkumpulan kaum pedagang muslim kelas menengah ke
atas yang kebanyakan memang menetap di kota.
Upanyanya untuk tetap berada di luar politik praktis barang
kali ikut berperan dalam membesarkan gaung syarikat.
Muhammadiyah menyatakan diri tidak mempunyai ikatan apa pun
dengan partai politik pada tahun 1971.
Sejak tahun 1980-an, Muhammadiyah mengalami kemajuan
yang lebih pesat. Amien Rais pengganti Ahmad Azhar Basyir
sebagai ketua PP Muhammadiyah dari tahun 1994 sampai 1998.
Muhammadiyah mempunyai 2.134 cabang dan mengklaim
memiliki enam juta simpatisan.
12
B. Nahdhatul Ulama (NU)
NU merupakan organisasi politik atau organisasi sosial
kemasyarakatan. Organisasi ini pernah terlibat dalam pemilu 1955
dan 1971. Bahkan pada tahun 1955 NU berhasil menjadi
pengumpul suara banyak ketiga.
NU merupakan unsur yang mempunyai basis massa yang
paling besar. NU berkonsentrasi pada pengembangan umat pada
era reformasi NU melahirkan sebuah partai politik yang bernama
Partai Kebangkitan Bangsa yang mendapat restu dari tokoh NU,
bahkan ketua NU waktu itu (KH. Abdurrahman Wahid) menjadi
deklarator partai tersebut.
2) Organisasi olah raga
Adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan olah raga yang
diselenggarakan oleh masyarakat.
Contoh :
KONI : Komite Olah Raga Nasional Indonesia
PBSI : Persatuan Bulu Tangkis Seluruh Indonesia.
2.3 KANTOR DAN MANAJEMEN
2.3.1 Kantor
A. Pengertian Kantor
Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah
bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi
dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat
disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf
personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.
Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian
kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
- Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang
bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat
(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
- Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka
yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut.
B. Ciri-ciri Kantor
a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan
sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam
pekerjaan tata usaha.
13
C. Unsur-unsur Kantor
a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan
gedung
b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot
kantor.
c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi
kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
2..3.2 MANAJEMEN
2.3.2.1 Arti dan Istilah MANAJEMEN
1. Arti Kata Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris “management”
yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage,
berasal dari bahasa Italia yaitu kata managgio. Kata managgio
pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari
kata manus yang berarti hand atau tangan.
Sehingga secara etimologi (segi bahasanya) kata
“manage” diartikan sebagai:
a) House Keeping yang berarti rumah tangga
b) To train a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentakhentakan
kakinya.
c) To direct and control yang berarti memimpim dan mengawasi.
Berdasarkan uraian di atas, management diartikan
sebagai the act or art of managing conduct, direction and control
(sebagai tindakan atau seni pengurusan, pengaturan,
pengarahan, dan pengawasan).
2. Istilah-istilah manajemen di Indonesia
Sampai saat ini belum ada keseragaman penulis istilah
management ke dalam bahasa Indonesia. Diantaranya ada yang
menulis menejemen, ada pula yang menulis management dan
sebagian lagi lebih suka dengan istilah manajeman. Istilah yang
terakhir ini dipakai dalam buku ini, dengan pertimbangan istilah
tersebut sudah umum digunakan dan sesuai dengan ucapan
dalam bahasa Indonesia.
Meskipun demikian, pada beberapa lembaga ditemukan
sejumlah istilah yang pada dasarnya mempunyai maksud dan
pengertian yang sama dengan istilah management, yaitu pada :
a) Lembaga Administrasi Negara (LAN) menggunakan istilah
Kepemimpinan.
b) Universitas Indonesia (UI) menggunkan istilah
Ketatalaksanaan.
c) Universitas Gajah Mada (UGM) Yogyakarta menggunakan
istilah Pengurusan.
14
d) Lingkungan Militer Angkatan Darat menggunakan istilah
Pembinaan
e) Balai Pembinaan Administrasi (Universitas Gajah Mada
Yogyakarta) menggunakan istilah manajemen.
f) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud)
seringkali menggunakan istilah Pengelolaan.
g) Komisi istilah bahasa menganjurkan istilah management.
h) Dr. Winardi.S.E. menyesuaikan ucapan bahasa Indonesia
dengan istilah manajemen.
2.3.2.2 PENGERTIAN MANAJEMEN
Dijelaskan bahwa manajemen merupakan inti dari
administrasi. Administrasi merupakan proses penyelenggaraan
dsn pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan,
sedangkan manajemen merupakn proses penggerakan dan
pengawasan unsur manusianya.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini diberikan beberapa definisi
manajemen yang dikemukankan oleh beberapa sarjana dari
Indonesia dan sarjana barat sebagai bahan perbadingan.
1. Definisi manajemen dari beberapa sarjana Indonesia.
a) Sukamto Reksohadiprodjo. M. COM.
Manajemen adalah suatu usaha merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakan, mengkoordinasikan,
serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar
tujuan organisasi tercapai secara efien dan efektif.
b) Prof. Dr. Sondang P. Siagian. MPA.
Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan
untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai
tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
c) Drs. Sukarno K.
Manajemen berarti proses pembimbingan dan
pengawasan terhadap segala kegiatan yang dilakukan
oleh orang-orang untuk mencapapi tujuan yang
dikehendaki.
d) Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo.
Menejemen adalah menyelenggarakan sesuatu
dengan menggerakan orang-orang, mesin-mesin, dan alatalat
sesui dengan kebutuhan.
e) Drs. The Liang Gie.
Manajemen adalah proses yang menggerakan
tindakan-tindakan dalam usaha kerja sama manusia
sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar
tercapai.
15
2. Definisi manajemen dari beberapa sarjana barat
a. George R Terry.
Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan
terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.
b. John D. Millet
Manajemen adalah proses penyediaan fasilitas-fasilitas
kerja dan pembimbingan terhadap orang-orang yang tergabung
dalam suatu organisasi resmi untuk mencapai sesuatu tujuan.
c. Harold Kcontz dan Cyrill O’donnel
Manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui
kegiatan-kegiatan dari orang lain.
Pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli
tersebut dapat dikatakan bersifat universal (umum). Dalam arti
bahwa, manajemen dapat ditetepkan dalam berbagai bidang
usaha manusia, baik dalam pabrik, sekolah, bank, hotel, rumah
sakit, kantor bahkan sampai kepala kehidupan rumah tangga.
Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan melalui
kegiatan orang lain. Tujuan yang dimaksud adalah sasaran
manajemen yang harus dicapai secara efektif dan efisien. Dalam
mencapai tujuan, kegiatan manajemen harus dapat menyatukan
pikiran, perasaan, kemauan, bahan-bahan, tenaga (orang-orang),
uang, mesin dan segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan,
sehingga apa yang diharapkan dapat benar-benar tercapai
dengan efektif (tepat guna)dan efisien (daya guna). Dengan
demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu
proses penggerakan kerja sama dengan orang lain dan segala
fasilitas yang diperlukan
2.3.2.3 SASARAN MANAJEMEN
Sasaran adalah rincian singkat dan tegas mengenai apa yang
akan dicapai. Sedangkan manajemen merupaka suatu proses kegiatan
yang di laksanakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya tersebut merupakan sasaran manajemen.
Dengan demikian, sasaran manajemen merupakan suatu
perincian yang jelas dalam kegiatan manajemen guna memperoleh suatu
cara, tekhnik, metode yang sebaiknya di lakukan agar dengan sumbersumber
atau sasaran yang terbatas (=modal, bahan-bahan, dll) dapat
diperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Dalam ilmu ekonomi dikenal
dengan prinsip ekonomi, yaitu: dengan pengorbanan yang sekecilkecilnya
guna memperoleh hasil yang sebesar-besarnya.
Secara garis besar, sasaran manajemen ini merupakan suatu
cara untuk memperoleh hasil yang efisien (hemat guna) dalam bidang:
16
1. Tenaga dan pikiran.
2. Material dan biaya yang diperlukan.
3. Waktu yang tepet, cepat dan hemat.
Dalam pengertian sasaran manajemen tersebut sudah disinggung
tenteng pengertian efisien dan efektif. Dalam arti, segala sesuatunya
dilakukan dengan berdaya guna dan tepat guna (= tepat, cepat, hemat,
dan selamat).
Efisien : Perbandingan yang terbaik antar suatu haisil dengan
usahanya atau anatara pemasukan dengan pengeluaran.
Efektif : Suatu kemampuan untuk dapat menyelesaiakn tugastugas
yang diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktunya).
Tepat : Menunjukan kena sasarannya; Apa yang di kehendaki
tercapai atau menjadi kenyataan.
Cepat : Menunjukan waktu; Tidak banyak waktu terbuang, selesai
pada waktunya.
Hemat : Berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh
hasil yang sebesar-besarnya, tanpa adanya pemborosan atau
penghamburan biaya, bahan, tenaga, waktu dan pemikiran.
Selamat : Menunjukan kelancaran proses; Segala
sesuatunya sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami
hambatan-hambatan, kelambatan atau kemacetan-kemacatan.
Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembali
bahwa ssuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien. Karenanya
menitik beratkan pada hal-hal yang berbeda.
Efektif :
Pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana, kurang
memperhatikan usaha atau biaya yang dipergunakan. Dengan biaya
berapa saja asal tujuan tecapai. Hal ini memungkinkan terjadinya
pemborosan atau penghamburan-penghamburan yang tidak perlu.
Efisien :
Pada segi usaha atau biaya yang dipergunakan, kurang
memperhatikan tujuan yang akan di capai sesuai rencana. Kapan tujuan
itu akan tercapai tidak menjadi masalah, asal biaya bisa di hemat
seminimal (sekecil) mungkin.
Dari uraian –uaraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa
suatu sasaran manajemen dapat di capai secara efektif dan efisien bila
dapat melaksanakan prinsip-prinsip dengan usaha yang sekecil-kecilnya
bisa mendapakan hasil yang sebesar-besarnya.
17
2.3.2.4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
Prinsip dapat diartikan sebagai suatu kenyatan atau
kebenaran umun dan dijadikan pedoman (petunjuk arah) terhadap pikiran
dan tindakan yang akan dilakukan.
Prinsip-prinsip manajemen merupakan suatu pedoman
dasar tetapi tidak mutlak untuk diterapkan terhadap proses manajemen
dalam segala bentuk kegiatannya (top, middle, dan lower management).
Sehingga penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang pokok dalam
pekerjaan dapat terhindar.
Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry
Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, diantaranya
terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni:
1. Pembagian Kerja
Dalam organisasi / perusahaan yang sudah maju, sebagai akibat
dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang
menuntut adanya spesialisasi / pengelompokan tenaga kerja yang
teratur dan tepat. Karena spesialiasai orang-orang inilah, maka
diperlukan adanya pembagian kerja / tugas yang sesuai dengan
kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan
organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan
efisien.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab
Dengan adanya pembagian kerja yang baik didalam organisasi
tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi
kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan
dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang
dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan tekknik pengawasan
agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.
3. Disiplin
Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman
khusus untuk menggerakan dan mendorong kepatuhan serta
kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik,
tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa
menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal
terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan.
4. Kesatuan Perintah
Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan
(pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan
dan pertanggung jawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah,
instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk
kelancaran dalam melasanakan tugasnya, sehingga tidak
membingungkan para bawahan.
18
5. Kesatuan Pengarahan
Setiap unit / satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan
tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu
rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana,
pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukan hanya kepada
satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan
seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan
sasarannya dapat terlaksananya dengan sempurna.
6. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada Kepentingan Umum
Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap
kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar didalamnya.
Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahaan agar mau diajak
untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama dari pada
kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu
iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan
sesuai dengan rencana bersama.
7. Penggajian Pegawai
Gaji merupakn pengaruh yang sangat besar terhadap status
sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik,
dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan
keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi
(dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam
menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadapa perkembangan
organisasi perusahaan yang bersangkutan.
8. Pemusatan koordinasi
Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuarang
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang
dibebankannya, perlu adnya pemusataan (Sentralisasi) kekuasaan
(wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya
diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifatsifat
kediktatoran saat menjalankan kepemimpinaannya.
9. Jenjang Bertingkat
Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat
dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang
bertingkat-tingkat secara vertikaldan horizontal. Sehingga terdapat
rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat
memberikan pedoman dari masa printah / instruksi itu diterima dan
kepada siapa pertanggung jawaban harus disampaikan.
Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti
pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit,
sehingga saluran hubungan dari atasan sampai kebawahan tidak
terlampau panjang.
10. Ketertiban
Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat
penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam
kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan
19
mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi
prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai,
disipli kerja dsb.
11. Keadilan
Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai
bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana
seperti mem-PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang
kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai
karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarka saran / ide, pendapat,
kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan
keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang
diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan.
12. Stabilitas Kondisi Pegawai
Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada
keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari
keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu
menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga /
memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota,
menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya
yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses
kegiatan manajemen.
13. Prakarsa
Setiap pimpinaan hendaknya selalu mengharga saran-saran,
ide / gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota
bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat
menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif
dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih
cepat berkembang.
14. Semangat Kesatuan
Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai
tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan
lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus
menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan
rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa
setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi
inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama
anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasip
sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan bersama.
20
2.3.3 Manajemen Perkantoran
2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan
data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan
terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office
work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar
pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan
terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan
yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,
mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode,
material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta
mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan,
serta tujuan organisasi tercapai.
2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai
bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya
tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang
akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya,
disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak
dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu
14 Prinsip
Manajemen
Ada pembagian kerja yang jelas
Wewenang dan tanggung jawab seimbang
Bekerja secara disiplin
Ada kesatuan perintah
Ada kesatuan pengarahan
Mendahulukan kepentingan umum
Ada pengupahan yang menarik
Ada pemusatan koordinasi
Ada jenjang bertingkat atasan-bawahan
Bekerja tertib
Ada keadilan
Perlu stabilitas kondisi pegawai
Pimpinan punya prakarsa
Ada semangat kesatuan
21
adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli,
tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang
manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitaskativitas
yang berhubungan dengan.
a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)
a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi
perencanaan tentang :
1) Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk
gedung
2) Tata suara
3) Tata warna
4) Tata ruang kantor
5) Ventilasi
6) Penerangan / cahaya
7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9) Anggaran (Budgeting) perkantoran
b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi
suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tsb.
c) Pengawasan Perkantoran.
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.
2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor
adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan
tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun
barbagai tugas dinas lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan
menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta
semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu:
22
a) Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi
kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.
b) Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c) Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, lacilaci,
dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita
mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.
d) Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan
kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela,
penerangan, dan hiasan kantor.
e) Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesinmesin
kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur
kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
3. Tujuan Manejemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah
tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah
memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan
pisikologis.
􀂙 Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan
sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan
mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing
untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan
ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu
dan tenaga.
􀂙 Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
􀂙 Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
23
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu
tidak sesuai denga perncanaan. Dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu
dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumbersumber
daya (resources) yang akan dimanfatkan. Dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsifungsi
manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari
manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa.
Tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan,
guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya
yang sesuai .
3. Membantu organisasi / perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi
pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak
terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.
2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas
organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,
dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya
tersebut diperuntuhkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan,
penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor
tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap
pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen
terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi
tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus
mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk
keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi
manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,
di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
􀂉 Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah
menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan
dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,
perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan
mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
24
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran
perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.
Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang
diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,
agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses
pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakan
sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah
satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus
dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif
bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah
dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)
yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para
pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem
yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam
rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan
oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap
pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan
seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan
objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran
meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor
b) Waktu pekerjaan kantor
c) Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor
f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.
25
2.4 Pekerjaan Kantor
2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor
2.4.1.1 Arti Bekerja
Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan.
Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut
dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah
ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan
satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap
demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka
penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan
tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung
atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.
Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan /
tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan
proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada
prosedur kerja.
2.4.1.2 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian
yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.
Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesinmesin
maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan,
memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan
waktu.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan,
maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya
langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
26
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan
berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan
aman.
f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugastugas
rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa
pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.
2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan
disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila
mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah
warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi
bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan
reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,
besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun
mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya
kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan
lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang
sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus
mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang
baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat.
Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan
promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat
menambah relasi / hubungan lebih luas.
Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan
tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan
berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan.
2.4.1.2.2 Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru
tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,
nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca
pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
27
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya
banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan
syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.
Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan
mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata
usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan
dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik,
bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi,
jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.
2.4.1.2.3 Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak
berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui
bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti
terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan
biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah
pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang
masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor
tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih
berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari
yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya
harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan
rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara
(APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak
barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin
(Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:
1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan
kesehatan, dan sebagainya.
2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan
dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman
surat atau barang dan sebagainya.
4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya
rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung
dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang
dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam
transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau
perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,
seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,
28
menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang
simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji,
lembur dan sebagainya.
Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku
kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja
buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas
dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara
mengerjakan buku kas.
Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi
nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang
kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaranpengeluaran.
Keterangan :
Sisi Debet di bagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian penerimaan
- lajur jumlah uang yang diterima
Sisi Kredit dibagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian pengeluaran
- lajur jumlah
Menutup dan membukua kembali buku kas :
1) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri,
kemudian hitung selisih jumlahnya.
3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit,
selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar,
selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil
penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu
garis lurus.
5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya,
yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada
kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.
2.4.1.2.4 Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan,
bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah
pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang
dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya
pekerjaan operasional yang harus dilakukan.
29
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar
pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis
dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai
car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
a. Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap
penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak
lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain
pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun
yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan
khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis,
agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan
dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat
sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi
mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan
format kantor B.
2.4.2 Peranan pekerjaan kantor
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS
Porwardarminta, peranan asala kata “peran” artinya sesuatu yang
menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum,
yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya.
Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan
pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
1. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
membantu pimpinan dalam merencanakan dan
mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil
tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang
berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan,
kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap
kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya
data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
30
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan
keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau
keliru.
Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya
bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan
atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan
pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu
melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan
organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi
pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
orgasasi sebagai suatu keseluruhan.
2.4.3 Ciri-ciri pekerjaan kantor
1. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah
melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai
pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan
dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan
kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan
operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.
Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani
kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes segenap bagian organisasi
Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap
semua perkerjaan operatif.
31
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap
bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua
orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan
kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya
bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi
monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak
mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya
seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para
pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai
rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula
mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan
kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan
kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan
merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.
Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial
mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari
atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2.4.4 Perincian pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang
didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila
masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan
kantor.
Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs.
Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan
sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan
dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang
belum selesai.
32
5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat
(duplicating and addressing work )
7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima
tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as
telephone, receiving visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk
menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
9. surat menyurat, mendikte, mengetik
10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada
perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui
banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil
penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan
tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan
perbandinngan waktu dalam presentase sebagai berikut :
1. Mengetik ( typing ) = 24,6%
2. Menghitung ( calculating) = 19,5%
3. Memeriksa ( checking ) =12,3%
4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%
5. menelpon ( telephoning ) = 8,8%
6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%
7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%
8. lain-lain = 12,5%
________________________
Jumlah =100%
Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing
Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan
kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta
hasil yang diperoleh,sbb :
1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :
- Mengetik - Menyalin
- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )
- Memeriksa - Melekatkan
- Menstensil - Menandai
- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul
- Menelepon - Membagi- bagi
2. Bahan baku
Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan
kantor adalah :
- Abjad / huruf - Tanda baca
- Angka - Tanda hitunng, dan
- Garis - Tulisan
33
2.5 Sumber daya manusia
Pengertian sumber daya manusia
Berikut ini di tengahkan tiga pengertian yang masing- masing
menyatakan sebagai berikut :
a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di
lingkungan suatu organisasi ( di sebut juga personil, tenaga kerja,
pekerja atau katyawan )
b. Sumber Daya Manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c. Sumber daya manusia (SDM) adalah potensi yang merupakan asset
dan berfungsi sebagai modal (non Material /non financial ) di dalam
organisasi bisnis yang dapat diwujudkan eksistensi organisasi.
Ketiga pengertian tersebut tidaklah bertentangan,
meskipun pengertian yang pertama dan kedua sifatnya sangat
sederhana untuk itu akan diketengahkan beberapa identifikasi
mengenai unsure-unsurnya sebagai berikut :
1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya,
berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber
daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya.
Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan
psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal,
kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas,
inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi,
wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain.
Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi
kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak
dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan
berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan
berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja
yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai
sukses.
2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya
untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada
organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan
penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan
kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan
organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang
dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung
akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan
mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang
dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara
otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu
keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya
Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan
membayarkan kompensasinya secara bersama dengan
organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya
34
Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal
(non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam
pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat
diwujudkan.
3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni
potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia
sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber
daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi).
SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek
yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang
dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan,
yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha
mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia
mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat
guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam
usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut.
Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi,
khususnya perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM
dimaksud adalah :
1. Pelayanan (Service)
Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan
kepada para pekerja dalam rangka meningkatkan dan
mengembangkan kemampuannnya, agar menjadi sumber daya
manusia yang kompetitif. Pelayanan diberikan dengan
menyelenggarakan program-program yang berisi kegiatan
perluasan wawasan, menciptakan rasa aman dan kepuasan
bekerja.
2. Kontrol
Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan
kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis
perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari
cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam
meningkatkan produktivitas.
3. Pengembangan
Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses
memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja
melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja
yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan
perusahaan/industri.
4. Kompensasi dan akomodasi
Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya
bermaksud untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman
dan kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan
kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja
35
bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang
tinggi.
5. Advis
Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian
Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan
bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil
keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya
masing-masing.
38
BAB III
Sarana Kantor
3.1 Peralatan Kantor
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa
adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan
kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,
untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat
tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang
efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern
bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefesien
mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh
karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang
tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor
(office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan
untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri
perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan
kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa
peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai
tujuan yang diinginkan.
Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor
adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar
atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.
Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut :
1. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun
bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan
tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan
lama.
2. Mesin kantor (office machines)
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu
kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.
3. Perbekalan kantor (office supplies)
Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian
sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya
39
dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas,
tinta pensil, pulpen dan lain-lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang
menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja di dalam kantor.
3.1.1 Perabot Kantor
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana
prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam
suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot
kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat
digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya
terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan
lama.
Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan
meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain
hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman
misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan
pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah
terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang
(repetitive stress injuries).
Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa
perabotan kantor yang secara umum dipakai di Indonesia.
Diantaranya adalah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu,
rak filing dan sebagainya.
1. Meja
Meja tulis atau meja kerja :
a. Ukuran luas permukaan mejanya :
Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan
dengan kedudukan dan jabatan orang yang
mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan
ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar
agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh
orang yang mempergunakannya.
40
b. Tingginya :
Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang
mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang
dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang
menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi)
dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.
Contoh beberapa jenis meja :
Meja Staf
Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian
administrasi atau tata usaha.
Meja Resepsionis (penerima tamu)
Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun
untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui
informasi yang berhubungan dengan perusahaan
Meja Direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan
bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran
seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam
perusahaan tersebut.
41
Meja Rapat
Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat
Meja Samping
Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris
pimpinan, biasa disebut meja return.
2. Kursi
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan
tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang
yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi
kursi rata-rata 0,46 m
42
Contoh beberapa jenis kursi
3. Lemari
a. Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya
(volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah
termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itu
Kursi hadap
Kursi Pimpinan
Kursi Staf
43
termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan
B termasuk golongan C. lemari ini biasanya
dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers)
yang belum diolah atau belum di file.
b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan
bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang
sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga
untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama
dengan lemari warkat.
c. Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan
uang , check dan surat berharga lainnya.
4. Filing Cabinet
Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari
bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map
file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x
35 cm.
5. Laci-laci kartu
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci
yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.
filing kabinet menyamping filing kabinet beroda
Laci penyimpan kartu indeks
44
6. Peralatan
Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu,
dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor
seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),
pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat
TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis,
gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.
Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas
tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi
ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap
perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.
Contoh lain dari perabot kantor :
lemari laci arsip beroda
Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau
kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku
atau meja
Kabinet peraga
Lemari laci arsip beroda
45
Kabinet peraga
Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya,
untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan
brosur
Kabinet alat tulis
Kabinet besar dua-pintu dengan rak, untuk
menyimpan peralatan kantor dan berbagai keperluan
sehari-hari
Panel yang dapat dipindah
Pembatas yang biasanya ada kakinya dan digunakan
untuk menyekat berbagai ruang kerja
Kabinet penyimpan alat tulis
Panel yang dapat dipindahkan
46
Loker
Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung
pakaian dan menaruh berbagai barang
Lemari pendek
Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau
kompartemen untuk menyimpang berbagai barang
loker
Lemari pendek
47
Kualitas
Tentang kualitas perabotan kantor yang bagaimanakah
yang akan dipergunakan oleh sesuatu instansi adalah tergantung
kepada kemampuan keuangan, daya muat ruangan, sifat bidang
kegiatan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Untuk itu
maka pemikiran dan perencanaan yang setepat-tepatnya dalam
menentukan kualitas perabotan yang manakah yang akan
dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum tindakan pembelian
dilakukan.
Penggolongan ukuran maupun kualitas perabotan yang
dimaksud dapatlah dipakai sebagai pedoman, baik dalam rangka
perencanaan pembelian maupun dalam rangka melaksanakan
penelitian bidang perabot kantor. Perlu pula diterapkan ilmu
ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari keserasian perbandingan
antara manusia (pegawai) dengan alat-alat/perabotan kerja
sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang
menggairahkan.
Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi bermacammacam
perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan dan
penyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya.
Perlengkapan meliputi barang yang awet pakai dan barang
yang habis pakai. Pengertian awet pakai adalah barang-barang
yang tahan lama dalam pemakaiannya, misal : alat pelubang
kertas yang lama kelamaan bisa rusak. Sedangkan benda yang
habis pakai, tak selalu berarti benda tersebut menjadi musnah
atau habis tanpa bekas, misal : karet penghapus yang dapat
dipakai berulang kali.
Pada umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis
dalam pemakaian disebut : Office Supplies (bekal tata usaha).
3.1.2 Mesin Kantor
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin
kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun,
mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia
usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan
48
maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan
mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut
manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan
efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut,
tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan
menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan
serta manfaat yang banyak.
Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran
yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan
dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah
pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta
pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat
banyak kesibukan.
Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin
kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan
pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5. Mutu mesin harus baik.
6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam
pekerjaan.
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan
pegawai.
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk
meletakkan mesin tersebut.
Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan
kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam
rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap
instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah
penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha
memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat
perhatian pula.
Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan
adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia
dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun
49
yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat
mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka
menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.
Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi
hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang
mempunyai ciri sebagai berikut :
1. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup
banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama,
sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang
yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulirformulir
dengan mesin stensil.
2. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga
manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin
penarik atau pengangkut barang berat.
3. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.
Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan
tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga
pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak,
perlu dipergunakan mesin cetak.
4. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus
diketik.
5. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika
dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan.
Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk
otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung
ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan,
mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan
menyortir data.
Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan
mesin adalah :
- Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
- Pekerjaan yang berat bagi manusia
- Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
- Hasil pekerjaan yang berformat rapi
- Pekerjaan yang harus teliti
50
Macam-macam mesin
Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan
mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan
perlengkapan, yaitu :
1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia
disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar
: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan
atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan
sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif
(paperwork).
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money
Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production.
Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering
seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka
panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time
Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin
penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi
dan sebagainya.
Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak
diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang
pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:
1. Komputer
2. Mesin tik
3. Mesin tik elektronik
4. Mesin fotokopi
5. Faksimil
3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor
Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor
walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan
beberapa keuntungan dan kerugian.
Keuntungan penggunaan mesin kantor:
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal
dan sesuai kebutuhan.
2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah
dilaksanakan.
6. Mesin penghancur kertas
7. Printer
8. Mesin Stensil
9. OHP
10. Proyektor LCD dan lain-lain
51
4. Memudahkan pengawasan.
5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan
penggunaan tulisan tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat
menambah mutu pekerjaan.
Kerugian penggunaan mesin kantor:
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah
tinggi
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk
pengadaan dan pemeliharaannya.
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu
adanya biaya untuk melatih mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit
didapatkan dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin
tertentu bila terjadi kerusakan.
Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat
kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai
alat untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri
(intern) maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor.
Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat
diperoleh keuntungan, diantaranya :
􀁸 Penyampaian komunikasi dapat dilakukan
secara cepat dan efesien.
􀁸 Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata
hubungan dilingkungan kantor.
􀁸 Meningkatkan produktivitas kerja.
􀁸 Mempercepat proses pekerjaan.
3.1.2.1.1 Komputer
Komputer
52
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik
sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus
menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer
dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software)
Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok
perangkat keras (hardware)
1. CPU (Central Processing Unit)
Merupakan bagian penting
pada sebuah komputer seperti halnya otak pada
manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi
yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam
komputer. CPU sendiri di dalamnya adalah gabungan
dari beberapa perangkat keras (hardware) seperti :
processor, harddisk, vga card, sound card yang
tersusun diatas sebuah motherboard (papan induk)
2. Monitor
Adalah layar sebagai alat yang digunakan
untuk menampilkan hasil komunikasi antara
pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai
akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya
benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat
melalui layar monitor
3. Papan tuts (keyboard)
Yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan
angka serta tombol lain. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk
perantara komunikannya. Apapun yang dikehendaki oleh pengguna
diinformasikan kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.
53
4. Mouse
Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada
layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan
memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar panah
yang bergerak seiring pergerakan mouse. Dengan 3 (tiga) buah
tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling) dan kiri
Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari
komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam
mendukung kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan komputer.
Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :
Printer
Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna
dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam
selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar.
54
CD/DVD ROM Drive
Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD agar kita bisa
ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar komputer.
Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang diluar
dengan kabel yang terhubung pada komputer.
CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik yang
digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya
dikembangkan untuk menyimpan audio digital. Cakram padat
diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format standar
pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006.
CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat
ditulisi). Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD
dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal
dengan nama CD/DVD-RW.
USB Flash drive
USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat
populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk)
pelan-pelan menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan
data kerja portabel. Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat
beragam. Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan
pada port USB, yang merupakan standar perangkat antarmuka
55
komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas 128 MB sampai 2
GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini
sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan sebuah
disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB.
Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk
memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak
menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.
Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai
2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian
penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk
sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya.
Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai programprogram
atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan
aplikasi-aplikasi ini, berikut contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan
komputer kantor yang menggunakan sistem windows :
1. Pengolahan kata (microsoft word)
Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor
pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel,
dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang
berbentuk administrasi
2. Pengolahan angka (microsoft excel)
Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen
yang mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan
keuangan seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya
3. Pengolahan data (microsoft access)
Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi,
menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah
mempelajari secara mendalam penggunaannya.
4. Presentasi (powerpoint)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi
menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor
Cara penggunaannya adalah
Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU dan monitor
lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau
program yang akan digunakan.
Mematikan komputer : usahakan dulu menutup atau keluar dari
aplikasi atau program yang sedan digunakan kemudian klik start>klik
turn off computer>kemudian klik turn off bila benar-benar akan
56
dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya,
setelah itu cabut stop kontak.
3.1.2.1.2 Mesin Tik Manual
Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai
sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model,
yaitu :
1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang
rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini
dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan
menggunakan ukuran kertas dobel folio.
2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga
dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan
dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.
3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran
antara 9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena
bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.
Cara menggunakannya sangat mudah
Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam
mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang
letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas
masuk.
Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka
yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga
memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts
ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.
Mesin tik manual
57
3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik
Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan
dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciriciri,
antara lain:
1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah
saklar (on-off switch)
Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :
1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang
2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola
Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem
kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari
aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui
stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik
rumah atau kantor.
Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan
mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan
kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan
terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk
dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan
mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.
Mesin tik elektrik
58
3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi
Adalah alat untuk
menggandakan dokumen
dengan memperbesar
atau memperkecil ukuran
dari aslinya.
Naskah asli yang
digandakan dengan
mesin fotokopi ini akan
menghasilkan rekaman
naskah yang baik
kualitasnya dan mirip
atau mendekati aslinya,
tetapi berwarna hitam
tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan
jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan
pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan.
Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus,
transparansi atau master duplikasi.
ara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit
dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari
terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan
mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan
3 bagian utama, yaitu :
1. Bagian bak kertas kosong
Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik
kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman
naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut
harus diletakkan terbalik
2. Bagian mesin pemroses
Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan
alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan
ke atas kertas yang telah terkena tinta.
3. Bagian bak penampung hasil
Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi
diletakkan
Di bawah ini kita akan menjelaskan cara pemeliharaan
mesin fotokopi, yaitu :
Mesin fotokopi
59
1. Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari
sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.
2. Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan
kaca dan lainnya setiap seminggu sekali.
3. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar
terbebas dari debu dan air
Mesin Penghancur Kertas
Mesin penghancur kertas
diperlukan untuk menghancurkan
arsip-arsip atau dokumen yang sudah
tidak terpakai lagi atau nilai gunanya
(kadaluarsa). Karena fungsinya
sebagai penghancur kertas, maka
peranannya sangat besar, sehingga
rahasia yang ada di dalam dokumen
tersebut tidak dapat diketahui oleh
orang lain. Dengan hancurnya kertas
dalam bentuk kecil,
sangat sulit kerahasiaannya
diketahui oleh orang lain, apalagi
sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.
Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20
halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5
mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144
cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.
Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu sebagai berikut :
1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun
sebelumnya hilangkan dahulu klip atau steples yang ada pada kertas
2. Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin
menyala dan siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol off ambil potongan kertas yang ada
dalam kotak mesin untuk dibuang
Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya dengan selalu
membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisasisa
kertas yang tinggal disela-sela gerigi
Mesin
penghancur
kertas
60
Printer dot matrik
3.1.2.1.6 Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam
bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.
Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat
mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas.
Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer atau
alat lain yang dapat mendukung seperti kamera digital. Printer
menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan
kebutuhan yang diinginkan.
Ada beberapa macam jenis printer, antara lain :
1. Dot Matriks
Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik
kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke
atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik. Umumnya dari
segi kualitas tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks
dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik
yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang
lebih baik.
Printer dot matrix masih banyak digunakan karena biaya
operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan sistem impact, hasil
ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti
mesin ketik. Selain itu dot matrix juga dapat dipakai untuk kertas
bersambung (continuous paper), maupun kertas khusus yang memiliki
lubang disampingnya (tractor feed).
Kekurangannya adalah dot matrix umumnya menghasilkan suara
yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk
mencetak grafik maupun foto, kemampuan warnanya sangat terbatas,
serta umumnya lambat dalam mencetak.
61
Printer laser
2. Pancaran tinta atau Ink jet
Sistem cetak printer ini ialah menyemprotkan cairan tinta yang
berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Saat ini
tipe inkjet merupakan jenis printer yang paling banyak dipakai karena
relatif murah biayanya, hasil cetak yang baik termasuk untuk warna
yang tajam serta kemudahan pemakaiannya.
Dibandingkan dengan dot matrix, printer ink-jet lebih tenang
suaranya waktu bekerja. Bisa mencetak lebih detail dan hasilnya lebih
halus, bahkan ada yang sampai berkualitas sebaik foto. Jika
dibandingkan dengan laser printer, inkjet dapat langsung mencetak
tanpa waktu pemanasan (warming-up)yang berarti. Printer ink-jet
dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli
keseluruhan catridge.
Kekurangannya adalah, tinta ink-jet amat rentan terhadap air.
Oleh karena itu hasil cetakannya sebaiknya dikeringkan terlebih
dahulu sebelum dipakai. Tinta asli dari pabrik yang disebut original
cadridge biasanya cukup mahal. Oleh sebab itu banyak yang
menyediakan jasa pengisian ulang tinta yang relatif lebih murah,
walaupun terkadang kualitas cetaknya jauh di bawah tinta asli.
3. Laser
Printer ini mencetak memakai toner dalam satu catridge
khusus yang bekerja dengan elektro magnetik seperti pada
mesin fotokopi.
Printer tinta Cartdrige
Printer tinta
62
Dibandingkan dengan printer dot matriks maupun ink-jet yang dapat
langsung mencetak data, laser printer mengumpulkan dulu image yang
hendak dicetak dalam satu halaman ke memory buffer. Hal ini
menyebabkan halaman pertama butuh beberapa detik sebelum dapat
mencetak. Namun untuk halaman berikut yang sama sangatlah cepat,
karena selanjutnya tinggal mencetak yang telah ada di memory.
Oleh karena itu laser printer cenderung tidak dapat dipakai untuk
format kertas besar maupun halaman yang kaya akan informasi grafik
seperti foto, kecuali apabila ditambahkan kapasitas memory. Kertas yang
digunakan tidak boleh terlalu tipis karena akan cenderung melengkung
maupun kusut akibat panas dalam proses pencetakannya.
Laser printer lazimnya digunakan dalam suatu kantor yang banyak
mencetak dokumen. Bila dihitung-hitung, laser printer amat irit dalam
biaya operasional karena sebuah catridge toner dapat digunakan untuk
ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi sampai ratusan
halaman per menit. Selain itu hasil cetaknya pun amat tajam, sehingga
dokumen yang dihasilkan terkesan professional.
Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah dengan :
1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya
menggunakan aplikasi microsoftword
2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan
(dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)
3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang
mempunyai simbol gambar printer
3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah
dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian
keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan
bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan
pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.
63
Mesin
penghitung uang
Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya :
1. Mesin Penghitung Uang
Di kantor khususnya pegawai bank, sering
melakukan pekerjaan hitung-menghitung
uang dalam jumlah besar yang tentunya
hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran
dari pegawai yang bertugas. Agar
pekerjaan menghitung uang dapat
dilakukan dengan cepat dan akurat maka
diperlukan alat khusus yang dapat
digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah
banyak. Alat seperti ini disebut dengan money
counter.
2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)
Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin
hitung yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang
menggunakan tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran
dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit
yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16
tergantung kebutuhan.
Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :
a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor
atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk
operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan
membagi.
b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus
yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
Calculator pocket
Kalkulator saku
64
c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol
yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan
kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.
3. Printing Kalkulator
Ini adalah kalkulator yang
dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin
hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau
toko-toko.
4. Mesin kasir (cash register)
Mesin cash register adalah alat
yang digunakan untuk menyelesaikan
transaksi secara tunai. Mesin ini ada
2 (dua) macam, yaitu :
Printing calculator
Printing kalkulator
Scientific calculator
Kalkulator matematika
Cash Register
65
a. Mesin cash register dengan infra merah (scanner)
Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti
hypermarket. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya
tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat
pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul
kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau
informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori
mesin ini.
b. Mesin cash register manual
Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik
dan sebagainya.
3.1.2.1.8 Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk
lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas
master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua
warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah
harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk
setiap warna.
Mesin stensil
manual
Mesin stensil manual
dan elektrik
66
Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan
mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang
merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume
kerja yang harus dilakukan sedikit.
Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000
lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani
dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada
kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan,
spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.
Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts
dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor
terkena endapan beas karbon atau tip-eks.
2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar
menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.
3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal
ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan
koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.
4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga
normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang
baik.
5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita
melepaskannya dari mesin.
6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap
tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan
tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat
pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau
dengan pemotong stensil elektronik.
7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang
melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan
tangan atau listrik.
67
Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut :
1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan
lain-lain.
2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari
langsung.
3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun
(untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).
4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin
5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak
pelumas.
3.1.2.1.9 Proyektor OHP
Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk
menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi
visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau
gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar,
sehingga memperoleh hasil proyeksi yang
lebih jelas dan besar. Perbedaan yang
mendasar dari OHP (Overhead Projector)
dengan LCD Projector adalah presentasi yang
ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau
ditulis langsung pada transparansi filem.
Overhead Projector (OHP) dapat digolongkan
menjadi dua, yaitu :
1. Classroom Overhead Projector (OHP
kelas)
Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat
secara tetap (tidak perlu dipindah-pindah)
2. Portable Overhead Projector (OHP kecil)
OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan
yang berpindah-pindah
Transparancy film (transparansi) adalah sebuah media yang memuat
tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP,
berbentuk plastik. Macam-macam transparansi :
OHP
68
1. Menurut proses pembuatannya, dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung
pada lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen
b. Dengan mesin fotokopi, transparansi yang dibuat dengan
mesin fotokopi ini adalah transparansi khusus yang disebut PPC
film
c. Dengan mesin transparancy maker, yaitu mesin yang
dipergunakan untuk membuat transparansi khusus infrared film
2. Menurut bentuknya, dapat dibedakan menjadi 4, yaitu :
a. Transparansi biasa atau sederhana yang terdiri dari 1
lembar transparancy film dan dibingkai, untuk menyampaikan
informasi sederhana yang diperlihatkan sekaligus
b. Transparansi rol yaitu transparansi yang terbuat dari
transparansi rol film untuk menyampaikan informasi yang berturutturut
atau seri
c. Transparansi overlay yaitu yang terdiri dari 2 lembar
dengan salah satu bagian tepinya dijadikan satu berfungsi untuk
menyampaikan informasi yang ditambahkan pada transparansi
dasar
d. Transparansi flap yaitu transparansi yang ditutup dengan
beberapa kertas yang berfungsi untuk menyampaikan informasi
yang lebih jelas jika disampaikan sebagian-sebagian.
Langkah-langkah pengoperasian OHP dibagi menjadi 2
(tiga) tahap, yaitu persiapan, penyajian dan selesai penyajian :
1. Persiapan
a. Meletakkan dan membuka layar di tempat yang mudah terlihat
kira-kira 1,2 m dari lantai (rata-rata orang duduk)
b. Letakkan OHP di tempat yang tidak mengganggu penglihatan
dengan posisi lurus menghadap layar.
c. Aturlah transparansi di dekat OHP agar mudah menggunakan
sesuai dengan urutannya
d. Mengatur tempat duduk agar jelas, terdepan paling dekat
dengan layar ± 3 m dan paling jauh dengan layar ± 9 m.
2. Penyajian
a. Letakkan transparansi dengan tepat pada saat lampu OHP
dimatikan
b. Penyaji (komunikator) tetap menghadap terus ke arah peserta
(komunikan), tidak perlu menghadap layar atau membelakangi
peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan letak
tulisan/gambar
69
c. Tidak menunjuk sesuatu di permukaan layar, tetapi cukup
menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau
pulpen yang tidak menggelinding
d. Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian peserta
(komunikan) bukan untuk menghemat listrik
e. Menutup dengan sebagian tulisan atau gambar yang belum
diperlukan untuk menuntun perhatian presentasi
Cara pemeliharaan OHP adalah :
1. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak
diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan
pada sembarang tempat
2. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu
dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa
3.1.2.1.10 Proyektor LCD
Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar
tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke layar atau
bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan
langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini
dihubungkan dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer
atau laptop.
Dibandingkan dengan OHP (Overhead Projector) keunggulan alat
ini lebih kepada visual yang ditampilkan, karena dokumen yang
akan dipresentasikan dibuat dengan aplikasi powerpoint atau
aplikasi lain, maka presentasi dapat lebih menarik di visualisasikan,
selain dapat menggunakan efek audio yang dihubungkan ke
speaker. Keunggulan lainnya data yang di-presentasikan juga
dapat dihapus dan diubah tanpa memerlukan tranparansi film.
Cara pengoperasian LCD :
LCD proyektor
70
Secara umum penyajiannya hampir sama dengan OHP
namun pengoperasian alat ini adalah menghubungkan LCD
dengan komputer
1. Pasang layar putih di depan LCD proyektor dengan jarak ± 9m
2. Pastikan proyektor LCD dan komputer dalam keadaan tidak
menyala
3. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor ”VGA in”
pada proyektor LCD, lalu hubungkan ujung yang lainnya
dengan konektor VGA pada komputer
4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada
proyektor lalu hubungkan ujung lainnya dengan sumber listrik
5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih dahulu
lalu komputernya
6. Sesuaikan posisi fokus dan zoom
3.1.2.1.11 Mesin-mesin lain
Mesin Scanner
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan
untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti
dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu
pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai
data digital.
Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner
tersebut, sehingga scanner dapat digunakan
Scanner
Pemindai
71
Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan
dan cara kerjanya, antara lain:
1. Pemindai gambar
2. Pemindai barcode
3. Pemindai sinar-X
4. Pemindai cek
5. Pemindai logam
6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)
Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang
paling sering disebut sebagai pemindai.
Cara penggunaanya:
1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan
tombol kontak
2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer
3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan
halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan
tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara
otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam
komputer
Mesin Binding
Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan
persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan
dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat.
Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula
menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat
yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan
Mesin binding listrik
72
menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat
yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.
Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan
menampung yang besar, karena penjilidan dengan mesin binding dapat
dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan
perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan
besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan
Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu :
a. Mesin penjilid buku
mesin ini bentuknya lebih besar dan berfungsi untuk menjilid bukubuku
dalam jumlah besar, biasanya terdapat di percetakanpercetakan
b. Mesin penjilid laporan
bentuknya lebih kecil dan dipergunakan untuk menjilid laporan
dengan penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat di kantorkantor
Dari tenaga yang dipergunakan sebagai pengerak mesin ini dapat
dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :
a. Mesin penjilid manual, yaitu yan digerakkan dengan tangan
(tenaga manusia)
b. Mesin penjilid listrik, yaitu yang digerakkan dengan tenaga listrik.
Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :
1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau
urutannya
2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis
3. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam
lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi
Mesin binding manual
73
4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi
plastik penjilid
Cara mempergunakan mesin penjilid :
1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid
diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan
kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai
menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15
lembar).
2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan
menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang,
kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.
3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik
dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan
punggung di belakang.
4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya
untuk membuka gigi rin plastik penjilid.
5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak
sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada
ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap
kedepan.
6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover
dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak
lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.
7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai
lepas.
Cara pemeliharaan mesin penjilid
1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak
mudah berkarat.
2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang
dilubangi dibersihkan
3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
74
Mesin Laminating
Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas
yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan
untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan
plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air
atau dimakan kutu rayap.
Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan
energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak
sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau
kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut.
Cara penggunaannya :
1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke
aliran listrik.
2. Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum digunakan
(sama seperti setrika pakaian).
3. Lapisi dokumen atau kartu-kartu identitas yang akan
dilaminating dengan selembar plastik tipis yang khusus
dibuat untuk laminating
4. Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak menempel
pada rol penghantar panas
5. Lakukan berulang-ulang hingga plastik laminating merekat
pada dokumen atau kartu-kartu identitas.
Mesin laminating
75
Mesin Absensi
Karyawan merupakan asset yang terpenting bagi suatu
perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau
bagian yang khusus menangani masalah manajemen karyawan
(pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development).
Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan
mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan
sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan
mengenai karyawan tersebut.
Untuk itu kegunaan dari mesin ini adalah menangani data
absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran
karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan
bisa dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang
lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan).
Ada 3 (tiga) jenis untuk mesin semacam ini, yaitu:
1. Yang menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan
mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu
Mesin absen kartu
76
2. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan
mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat
menggesek kartu tanda pengenal magnetik (biasanya
terdapat di samping atau di atas mesin)
3. Dan yang menggunakan pengenalan sidik jari
Mesin dengan sebuah jam digital
yang terdapat di depan mesin yang
menunjukkan waktu pada saat itu dan
tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di
depan mesin)
Mesin ini juga dilengkapi dengan report daily attendance
dan periodic attendance (khusus untuk absensi finger scan).
Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history atau catatan
kehadiran karyawan, jam kerja karyawan dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan
Mesin absen
Finger scan
Mesin absen ID
card
77
Untuk mesin absensi sidik jari (finger scan) kita mesti
menghubungkannya dengan suatu aplikasi absensi yang diinstal
ke dalam komputer sehingga secara otomatis data mengenai
kehadiran sehari-hari dan periode kehadiran karyawan atau
pegawai dapat diketahui secara cepat tepat dan akurat
Cara penggunaan tiap mesin ini adalah :
1. Mesin absen kartu
Untuk mesin ini kartu absen telah dibuat khusus, dimana
kita tinggal mengisi nama pegawai, jabatan, bulan dan
keterangan lain (tiap kartu berbeda). Kartu biasanya
ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak
jauh dari mesin ini, kita tinggal mengambil kartu atas nama
kita dan memasukkannya ke dalam mesin tersebut lalu
secara otomatis kartu akan tercetak tanggal dan jam yang
bisa kita lihat di depan mesin ini pada saat kita
memasukkan kartu
2. Mesin absen ID card (tanda pengenal)
Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan
menggesek ID card atau tanda pengenalnya dimana tanda
pengenal ini dilengkapi semacam pita magnetik dibalik
tanda pengenal tersebut, lalu secara otomatis data akan
terkirim ke komputer untuk diproses
3. Mesin absen sidik jari (finger scan)
Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan
men-scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai
yang mana secara otomatis data waktu kehadiran dan
pulang akan terkirim ke komputer untuk diproses
3.1.2.2 Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi
Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya
adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan
kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu
perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti
menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan
perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa
merupakan salah satu bentuk komunikasi.
78
Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media
alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat
disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang
kecil
3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu
intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.
Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau
intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk
menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat
intercom yang lainnya.
Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat
komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan
rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain
atau antara satu kota dengan kota lain.
Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau
lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat
komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian
ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Fungsi intercom
Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi
sebagai berikut.
1. Fungsi intercom di kantor
Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu :
􀁸 Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi
secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.
􀁸 Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau
kantor.
􀁸 Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.
􀁸 Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan
produktivitas kerja pegawai.
2. Fungsi intercom pada masyarakat umum
Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi sebagai berikut :
􀁸 Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk
membina kerukunan sosial.
79
􀁸 Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk
mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan
oleh organisasi intercom.
􀁸 Sebagai media hiburan, Intercom semata-mata hanya
bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh
organisasi intercom.
Cara mengoperasikannya
Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan langkahlangkah
sebagai berikut :
1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor
􀁸 Angkat handset (gagang telepon)
􀁸 Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang
diinginkan
􀁸 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga
terdengar nada panggil
􀁸 Lakukan pembicaraan
2. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum
􀁸 Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat
􀁸 Pilih atau cari saluran yang dituju
􀁸 Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju.
3.1.2.2.2 Telepon
Pengertian Telepon
Telepon berasal dari kata tele
yang berarti jauh dan phone yang artinya
suara berhubungan telepon yaitu
penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri
maupun ke luar kantor.
Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk
menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan
suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari
jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering
disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan.
Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell
tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak mengalami perubahan.
Kini, dibeberapa negara penelepon tidak perlu lagi memutar
nomor telepon. Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita
phone
80
dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat menerima
telepon.
Sejarah perkembangan telepon
Secara kronologis, sejarah perkembangan telepon adalah
sebagai berikut :
a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander
Graham Bell
b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat
komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago
c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific sebagai jalur baru
untuk komunikasi jarak jauh
d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacum
e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem
transistor
f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai
g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil
Macam-macam pesawat telepon
Ada beberapa macam pesawat telepon, antara lain.
a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di
rumah-rumah
b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat
telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak
langsung)
c. PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat
telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa
melalui operator.
Cara penggunaan telepon dapat dibedakan, yaitu sebagai
berikut:
Penggunaan telepon untuk percakapan lokal
1. Penggunaan telepon untuk percakapan lokal dapat
dilakukan melalui dua cara yaitu:
a. Melalui pesawat sendiri
Wireless
Telephone
81
b. Melalui pesawat umum
2. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan
internasional
Untuk mengadakan percakapan interlokal dan
internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai berikut:
a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode wilayah yang
dikehendaki, dilanjutkan dengan memutar nomor telepon
yang dikehendaki. Hal ini dapat dilakukan jika pesawat itu
memiliki sentral otomatis.
b. Melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada
operator interlokal pada kantor telepon setempat, dengan
menyebutkan:
􀁸 Nomor telepon dimana kita akan bicara;
􀁸 Nama kita dengan jelas;
􀁸 Nama kota dan nomor telepon orang atau instansi;
􀁸 Nama orang atau pejabat yang hendak diajak bicara.
c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor telepon. KBU
adalah sebuah pos telepon yang disediakan untuk umum
agar yang berkepentingan dapat melakukan percakapan
dengan aman dan tenang.
1. Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan Langsung
Jarak Jauh)
Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang
telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu jaringan
telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ. Dengan SLJJ ini
dapat diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota besar
seluruh Indonesia;
b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3 menit;
c. Tidak perlu membuang waktu untuk menunggu;
d. Menghemat tenaga dan waktu.
Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung
berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya pulsa tergantung
dari jarak berhubungan. Makin jauh dan makin lama hubungan,
biaya semakin tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari
akan lebih murah (50%) dari pada percakapan SLJJ pada siang
hari.
Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut:
a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon lokal yang dituju;
82
b. Putar kode wilayah SLJJ;
c. Putar nomor telepon lokal.
2. Langkah-langkah menggunakan telepon
Dalam menggunakan telepon, ada beberapa langkah yang
harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
a. Tata cara menangani telepon ke luar
1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat
seperlunya!
2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan
mengangkat telepon sebelum nomor telepon di
ketahui!
3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah
memutar nomor telepon yang di kehendaki!
4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat
teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan
nomor telepon yang kita kehendaki!
5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara
yang bukan-bukan!
6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya
gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait
telepon!
7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon
secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan
miring!
8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon
jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda
lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk!
b. Tata cara menangani telepon masuk
1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan
jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali!
2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan
kanan memegang alat tulis dan block note!
3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan
hormat misalnya: “Selamat siang, SMK PRISMA
Depok“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan
“halo”!
4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon
dengan penuh perhatian.
5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar
mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan
penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.
83
7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan
hubungan terlebih dahulu.
3.1.2.2.3 E-mail
Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e)
atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam
bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah
salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim
mengirim surat melalui jalur internet.
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar
per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat
elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk
membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya
surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya
ditagih per pengiriman.
Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya
harus mengetahui program atau aplikasi untuk menjelajahi
website-website yang ada di internet, atau sering kita sebut
browser.
Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet
explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan
mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi
browsernya.
e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena
registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun
terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat
hanya saja dalam dunia maya (internet)
Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan
situs yahoo.com) :
1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer atau mozilla) dan
pastikan komputer kamu terhubung dengan jaringan internet,
Lalu ketik pada address, ketikan alamat yahoo.com
84
2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman log-in untuk
mengisi ID e-mail dan passwordnya, bagi yang belum
mempunyai e-mail terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan
mengklik daftar
3. Ikuti semua pertanyaan dengan mengisi keteranganketerangan
yang ada
4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan benar, lalu klik
buat akun saya, maka pembuatan e-mail akan berhasil
Email halaman depan pada saat log-in/sign up
Halaman e-mail
untuk mengisi
keteranganketerangan
sebelum
mendaftar
halaman depan www.yahoo.co.id
85
5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar tidak kesulitan
pada saat membuka e-mail
6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada
7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih dahulu menulis ID
yahoo dan passwordnya kemudian klik log-in atau sign-in tidak
perlu meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung menekan
tombol enter
3.1.2.2.4 Ponsel (HP)
Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia
komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam
dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel,
dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan
dapat dibawa kemana-mana.
Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan
teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong
dalam beberapa generasi.
Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat
dirangkum sebagai berikut:
1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (low-speed),
cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone)
dan AMPS (Analog Mobile Phone System)
2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah - menengah.
Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT
3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (high-speed), untuk
pita lebar (broadband). Contoh: W-CDMA (atau dikenal juga
dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.
Handphone/
mobilephone
86
Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering
disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah
(hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah
layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio
Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada
domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain
CDMA.
Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam
berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan
perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital
bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga
ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fiturfitur
yang terdapat dalam ponsel tersebut.
Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah
dalam teknologi ponsel, seperti :
1. SMS (Short Message Service)
Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah
telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesanpesan
pendek yang berupa teks.
2. MMS (Multi Media Message Service)
Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para
pengguna telepon selular untuk melalukan pertukaran pesan
multimedia. MMS dapat dikatakan sebagai bentuk evolusi
dari SMS atau Short Messaging Service, dimana pada
layanan pesan tersebut terdapat transmisi jenis media
tambahan yang meliputi teks, image, audio, animasi,
videoklip atau kombinasi antar media-media tersebut.
3. Voice Mail
adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan pada
provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi ketika ponsel
yang dihubungi tidak dijawab (diangkat). Biasanya pesan
yang ada akan diberitahukan oleh provider melalui SMS
(Short Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita
menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh provider yang
kita gunakan
4. Bluetooth
Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan pribadi
(personal area networks atau PAN) tanpa kabel.
Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk
melakukan tukar-menukar informasi di antara peralatan87
peralatan. Spesifiksi dari peralatan Bluetooth ini
dikembangkan dan didistribusikan oleh kelompok Bluetooth
Special Interest Group. Bluetooth beroperasi dalam pita
frekuensi 2,4 Ghz dengan menggunakan sebuah frequency
hopping traceiver yang mampu menyediakan layanan
komunikasi data dan suara secara real time antara host-host
bluetooth dengan jarak terbatas.
Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang pendek
dan kemampuan transfer data yang rendah.
5. GPRS (General Packet Radio Services)
Adalah suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan
penerimaan data lebih cepat, Sistem GPRS dapat digunakan
untuk transfer data (dalam bentuk paket data) yang berkaitan
dengan e-mail, data gambar (MMS), dan penelusuran
(browsing) Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis
ponsel tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS saat
ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS menjanjikan
kecepatan mulai dari 56 kbps sampai 115 kbps, sehingga
memungkinkan akses internet, pengiriman data multimedia
ke komputer, notebook dan handheld computer.
6. PDA/Smartphone
Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah sebuah alat
elektronik yang berbasis komputer dan berbentuk kecil serta
dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan
sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tetapi karena
perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi
kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu,
permainan komputer, pengakses internet, penerima dan
pengirim surat elektronik (e-mail), penerima radio, perekam
video, dan pencatat memo. Selain dari itu dengan PDA
(komputer saku) ini, kita dapat menggunakan buku alamat
dan menyimpan alamat, membaca buku-e, menggunakan
GPS dan masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi
PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon
genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi
atau Jaringan Wireless. Salah satu ciri khas PDA yang paling
utama adalah fasilitas layar sentuh.
Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada
umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga
tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang
bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima
telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna
hijau
88
3.1.2.2.5 Faksimili
Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima
data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik
berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan
pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem
komunikasi sambungan kabel.
Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan
pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus
menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung
Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus
mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.
Cara penggunaannya
Mengirim faksimili
1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah
pada tempatnya, di ADF
2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur onetouch,
speed dial, search atau memasukan secara manual
3. Setelah itu tekan tombol start
Menerima faksimili
1. Angkat gagang telepon
2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)
3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan
gagang telepon
Faximile
89
3.1.2.2.6 Voice over Internet Protocol (VoIP)
Dengan makin majunya perkembangan teknologi
khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk
komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui
telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over
Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan
telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode
digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan
sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan
bicara.
Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet
kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon
khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan
telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila
melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak
(software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu
seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita
di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel
(wireless)
Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet
Protocol), adalah :
90
1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh.
Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka
biaya percakapan menjadi sangat rendah.
2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada
untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai
jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun
jaringan VoIP dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan
biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara.
3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon
biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth
untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik
pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan
sekitar 8kbps bandwidth.
4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang
sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP
bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor.
Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon
biasa.
5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi
jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat.
6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC
sambung ke telepon biasa, IP phone handset
Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice
over Internet Protocol), yaitu :
1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari
kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada
penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN
konvensional. Namun jika koneksi internet yang digunakan
adalah koneksi internet pita-lebar / broadband seperti Telkom
Speedy, maka kualitas suara akan jernih - bahkan lebih jernih
dari sambungan Telpon dan tidak terputus-putus.
2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data
menjadi suara, jeda jaringan, membuat adanya jeda dalam
komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali jika
menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama).
3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji
untuk saling berhubungan.
4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan
antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif
berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP
ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya.
5. Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika
pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan
91
data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik.
Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan di
perusahaan tidak menjadi jenuh akibat pemakaian VoIP.
6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan
menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran
Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet
Protocol)
Multi Function Device (MFD)
Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya
perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa
ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang
menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus.
Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau All-
In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan
fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail
center dan memory card reader.
Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya,
spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer
bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna.
Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang
92
murah sudah memadai, sedangkan untuk kantor besar cenderung
memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang
besar.
Keuntungan memakai MFD adalah menghemat ruangan
dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin
dengan fungsi berbeda. Kita tidak perlu mengadakan mesin
printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah tetapi cukup dengan
membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen dapat
dilakukan di satu tempat. Demikian juga dengan daya listrik serta
ruangan yang dibutuhkan dapat dihemat.
Kekurangannya adalah apabila salah satu bagian dari
mesin rusak, kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa
dipakai. Kerusakan di satu bagian bisa menyebabkan seluruh
sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas
fungsi MFD hasilnya tidak sebaik mesin yang khusus.
Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD)
3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor
Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara
dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam
kondisi yang memuaskan.
Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan
terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk
mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil
sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut
yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi
kerusakan pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau
sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal
pemeliharaan rutin.
Samsung SF-565P
Multi-Function
Fax/Laser Printer
93
Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk
diadakan service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan
peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, yaitu :
a. Pemeliharaan
Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar
perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan
rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan
sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang
lebih ringan.
b. Reparasi
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat
berfungsi lagi sebagaimana mestinya.
c. Peningkatan
Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang
lebih baik lagi sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah.
d. Penggantian
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan
perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.
e. Penambahan
Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama
sehingga nilai total dari perlengkapan yang sejenis itu
bertambah.
Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif
lebih mudah daripada terhadap barang yang bergerak, baik
bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun bergerak dengan
menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang
dan lain-lain).
Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari
barang tidak bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak
jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis
barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada barang
bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang
tersebut melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang
tetap. Hal ini berpengaruh dalam usaha-usaha yang efesien
mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal pemeliharaan
barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang
sungguh-sungguh supaya efesien. Apakah dalam pemeliharaan
ini terdapat juga pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha
untuk penghematan? Jawabnya adalah ya, seperti halnya dalam
pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan.
Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan,
sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.
94
Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan
pemborosan, dalam pemeliharan/pemakaian barang dapat
disebutkan antara lain:
1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses
produksi.
2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara,
panas, debu, cairan yang tajam dan lain-lain.
3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang
menyebabkan cepatnya kerusakan.
4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak
dikembalikan ke gudang.
5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak
tepat.
6. Pemakain yang kasar atas alat-alat.
7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.
8. Kehilangan atas alat-alat kecil.
9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan
tujuannya.
10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan
sendiri oleh operator.
11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada
mesin.
12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang
tidak dalam pemakaian.
13. Penghapusan barang sebelum waktunya.
Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau
ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti
komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan
dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain
dalam pekerjaan perkantoran.
3.2 Tata Ruang Kantor
A. Pengertian
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini,
mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk
meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang
mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George
R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958
menyatakan sebagai berikut :
“Office layout in the dertemination of space requirement and the
detailed utilization of this space in order to provide a practical
95
arrangement of the physical factors considered necessary for the
execution of the officework within reasonable cost”.
(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan
ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan
sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa
dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.
B. Tujuan
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan
lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin
lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah
serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.
Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain
adalah :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik
yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara
bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada
waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan
dikemudian hari.
96
3.2.1 Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor
Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard
Muther mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang
adalah sebagai berikut :
1. Azas Jarak Terpendek :
Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.
2. Azas Rangkaian Kerja :
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian
pekerjaan.
3. Azas Penggunaan Segenap Ruang :
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak
hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas
maupun ke bawah
4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja :
Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya
tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.
3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu
:
1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama / bertaman
(Landscape Offices).
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk
tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata
ruang kantor berhias.
97
3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar
adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam
kamar-kamar kerja.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
􀁸 Konsentrasi kerja lebih terjamin
􀁸 Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau
terlindungi.
􀁸 Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu
terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
􀁸 Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut
bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
􀁸 Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar,
sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi
berkurang.
􀁸 Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan
ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
􀁸 Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi.
􀁸 Mempersulit pengawasan.
􀁸 Memerlukan ruangan yang luas.
3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka
adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh
98
beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan
tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka
􀁸 Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna dan dekorasi
􀁸 Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan
dan tidak memerlukan biaya tinggi
􀁸 Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan,
penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
􀁸 Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan
kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka
􀁸 Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
􀁸 Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh
konsentrasi
􀁸 Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak
jelas
􀁸 Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
􀁸 Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas
atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga
mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
99
3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama
Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah
ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan
lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar
lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan
alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang
nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :
􀁸 Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
􀁸 Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
􀁸 Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
􀁸 Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan
dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah
dicapai
Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :
􀁸 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi
lainnya.
􀁸 Biaya pemeliharaan tinggi
􀁸 Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
􀁸 Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk
tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata
ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu
dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai
keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata
ruang kantor gabungan
100
3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang
perkantoran antara lain adalah sebagai berikut :
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk
keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai,
maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang
terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas
(kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas,
sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi,
dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut
tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu
Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
􀁸 Cahaya langsung
􀁸 Cahaya setengah langsung
􀁸 Cahaya tidak langsung
􀁸 Cahaya setengah tidak langsung
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot
Candle”.
Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari
sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh
disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah
lilin berukuran biasa.
2. Tata warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan
direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun
pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan
penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna
mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan
pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang,
sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri
dapat merangsang perasaan manusia.
101
Di bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat
merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.
Warna Sifat Pengaruh Untuk
Ruangan
1. Merah
2. Kuning
3. Biru
Dinamis,
merangsang
dan panas
Keanggunan,
bebas, hangat
Tenang,
tentram dan
sejuk
Menimbulkan
semangat
kerja
Menimbulkan
rasa gembira
dan
merangsang
urat syaraf
mata
Mengurangi
tekanan atau
tegangan
Pekerjaan
sepintas lalu
(singkat)
Gang-gang
jalan lorong
Berpikir
konsentrasi
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna
juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun
banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung
dari macam warna itu sendiri.
3. Ventilasi/pengatur udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang
dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang
udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan
pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik
bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya
ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara
dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap
mendapat udara segar dan nyaman.
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna
yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya
mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus
diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna
perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
102
5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan
kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar
supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan
lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan
meningkat.
6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai
dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan
dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat
dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja.
Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang
Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan
dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betulbetul
dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.
3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi
Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar
biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami
perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya
cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi
dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film,
sedangkan alatnya dapat berupa berbagai macam mesin
perkantoran. Yang mana sangat membantu dalam mengolah
informasi.
Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi/data
kepada setiap orang, merupakan salah satu bentuk dari pengolahan
informasi/data. Mesin perkantoran sebagai sarana pembantu kegiatan
manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi banyak
ragamnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan
teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan
informasi /data.
Namun secara umum penggunaan sarana modern dalam
pengolahan informasi adalah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya
dan juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai
103
3.3.1 Otomatisasi Kantor
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi
modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan
di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi
modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan
dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang
memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja
yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat
membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau
memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah
satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah
dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat
dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan
pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat
mendesak dapat segera diselesaikan.
Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data
yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan,
disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad
teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa
penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan
menggunakan alat-alat elektronis. personil yang mengelola
informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan
tuntutan yang ada.
Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata
kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan
seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang
ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi atau sering juga dipakai
istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan
pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara
mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu
akan berjalan “sendiri” secara otomatis.
Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk
bidang-bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama
untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan
terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur
kerja, dan buku pedoman kerja).
104
Tujuan otomatisasi adalah :
1. Pemanfaatan yang se-efesien mungkin atas uang,
tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat
kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur
kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu
diperhatikan adalah:
1. Mengenai segi kerjanya :
a. Tujuan dari kerja termaksud
b. Jenis pekerjaan yang diperlukan
c. Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)
d. Skema arus kerjanya
2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan :
a. Cara mendatangkan/mengadakan mesin
termaksud
b. Sistem kerja mesin (termaksud operator dan
kapasitas kerja)
c. Pemeliharaan spare-partsnya
d. Pengadaaan/pengisian sumber data
e. Ruang untuk menempatkan mesin
f. Tenaga operatornya
g. Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja
lainnya.
Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin
efesiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan
kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan
mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi
informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu :
1. Sifat pengguna informasi
2. Lingkungan informasi
3. Cara menggunakan informasi
4. Tujuan pengguna informasi
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan
kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja
105
secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan
sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi
kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat
diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar
maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis
informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual)
dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).
Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan
pengolahan informasi dapat terjadi atas bermacam-macam
pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai
media penyimpanan. Didalam otomatisasi, semua
pengelompokan dapat disatukan kedalam satu pangkal data dan
dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam
memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi
disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai
kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan
secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah
melalui indexing yang tepat dan canggih.
Sistem pengelolaan informasi secara otomatis telah
berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa
kemudahan dalam melaksanakan tugas. Untuk kantor-kantor
yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan
yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau
mempermudah proses.
3.3.2 Pemanfaatan Komputer
Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti komputer
tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan
informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu
saja.
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang
dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan
instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada
ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada
dasarnya, koputer adalah merupakan suatu alat yang akan salah
berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun
kesalahan dapat bersumber pada alat tersebut.
106
Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam
pekerjaan kantor adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang
dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau
manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang
berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera
dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan
efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.
Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan
dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa
penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam
pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara
bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan
didistribusikan kepada yang membutuhkannya.
Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam
menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga
sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam
menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer
mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat
menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin.
Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara
maksimal, dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk
dipertanggungjawabkan, mengingat komputer merupakan mesin
modern yang terbilang cukup mahal. Dengan demikian dalam hal
penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, perlu
dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau
penggunaan komputer hanya pemborosan saja?
2. Menentukan jenis komputer apa yang harus
dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.
3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah
dengan cara :
a. Membeli komputer.
b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu
pusat data.
c. Memakai komputer bersama-sama dengan
organisasi lain (time sharing).
Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat
menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan
keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat
107
menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapat
berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi
mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau
tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia
yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.
108
Bab IV
Organisasi Dalam Kantor
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam
kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan
pimpinannya, azas-azas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk
organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam
organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan
pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi.
Kompetensi Inti dari Bab IV
1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Melakukan prosedur
administrasi.
3. Menghasilkan dokumen
sederhana.
4. Mengatur perjalanan
bisnis.
5. Mengaplikasikan
keterampilan dasar
komunikasi.
6. Memberi pelayanan
kepada pelanggan.
Bermacam-macam
pengetahuan tentang
organisasi di dalam kantor,
relasi antara kantor dan
pimpinan serta kolega dan
bermacam-macam
pengetahuan dan
keterampilan tentang
komunikasi dalam organisasi,
komunikasi antara kolega,
komunikasi dengan
pelanggan dan pimpinan.
109
Kompetensi dan isi bab
1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam
kantor dan komunikasi dalam organisasi akan membentuk
keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses
perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk
kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana (misalnya notulen laporan).
6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk
kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
Kata-Kata Kunci
perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,
keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.
110
BAB IV
Organisasi Dalam Kantor
Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi
merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara
sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama
secara efektif dalam mencapai tujuan.
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti
manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi,
struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi
baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama.
Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/ Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena
organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat
berkumpulnya Manusia (orang-orang)
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus
dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar
manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta
organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling
mempengaruhi.
Sebagai kelanjutan dari BAB II unsur organisasi jika diuraikan lebih jauh,
akan mempunyai unsur-unsur sebagai berikut.
111
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya
yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan
tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai
tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu
kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung
jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan
bersama.
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan
dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan
perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan
pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang
paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat
ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta
merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat
dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan
komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work”
oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian
atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari
kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang
beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan
dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang
mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang
dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan
dapat berjalan dengan lancar dan efesien.
􀂾 Ada orang-orangnya
􀂾 Ada tujuan bersama
􀂾 Ada tempat kedudukan
􀂾 Ada pekerjaan atau tugas
􀂾 Ada teknologi yang diterapkan
􀂾 Ada Struktur koordinasinya
􀂾 Ada lingkungan mendukung
Unsur- unsur
Administrasi
112
4.1. ASAS – ASAS POKOK PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan
kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan,
pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang
dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang
tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan
organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas ,
yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara
Sentralisasi dan Desentralisasi.
4.1.1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor
pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan
manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus
bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.
Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah
organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam
hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas
pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha
dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris
atau bagian TU.
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang
perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat
diterapkan secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai
berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin
dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap
bagian.
113
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam
waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang
menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan
keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara
skematis:
SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
Garis Koordinasi Organisasi
Kekuasaan teknis
4.1.2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran
dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan
yang seakan-akan berdiri sendiri.
Manajer Tertinggi
(General Manager)
Manajer
Keuangan
Manajer Kantor
Pusat
Menejer
Tehnik
Tehnis Ka TU
TU
Umum
Ka TU Teknis
114
Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat
di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor
terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi
masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan
setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan
kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak
melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian
keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada
bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh
organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga
melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam
lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi,
memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala
keperluan unitnya masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang
bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang
sesuai dengan syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
(adanya pemborosan biaya).
Contoh bagan Asas Desentralisasi
115
DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi
Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat
dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan
bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada
seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang
tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit
bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut
merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis,
umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh
karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor
yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di
atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi
organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah
diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi,
terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya
setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa
Manajer
Tertinggi
Manajer
Keuangan
Manajer Kantor
Pusat
Menejer
Tehnik
Tehnis Ka TU
TU
Umum
Ka TU Teknis
116
melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian
hari.
Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan
terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif
mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli
perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat.
Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya
Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian
adalah sebagai berikut :
a. Asas Pembagian Tugas
Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas
untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian
yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas
termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan
tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi,
benturan dan kekaburan
b. Asas Fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu
masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang
mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional
berkewajiban memprakarsainya.
c. Asas Koordinasi
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian
menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik
dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan
serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran,
pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang
diembannya.
d. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas
harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan
kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa
tergantung pada diri pejabat tertentu.
e. Asas Akrodion
Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat
berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas
dan beban kerjanya.
f. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk
melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada
pejabat bawahannya.
117
g. Asas Keluwesan.
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu
mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan
dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan
kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
h. Asas Rentang Pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar
dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang
yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan,
diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya
kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam
mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.
Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit
kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan
angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai
berikut ;
Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan
penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi
menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta
terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit
kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan
setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat
fungsi pengawasan
i. Asas Jalur dan Staf
Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam
penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-
3-7
4-49
27-343
81-2401
Pimpinan tertinggi
Eselon 1
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
118
satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara
satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok
instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas-tugas bantuan.
j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan
Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi
mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak
yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan
dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan
departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur
organisasi, yaitu ;
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :
4.2.1. Organisasi Garis/Lini
Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari
atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada
orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu
perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung.
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya
terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal
antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk
pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis
wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai
tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu
tingkat di atasnya.
Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk
militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis,
karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer
sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung
menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di
dalam sikap pimpinan.
119
Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang
bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung
jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian
terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan
makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih
rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang
wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang
termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah
dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya
bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab
berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga
strukturnya sederhana.
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala
bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan
termasuk dalam bidang pekerjaannya .
Ciri-ciri organisasi lini.
1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang
dihubungkan suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara
mereka untuk saling mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab
dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada
dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan,
sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat
berjalan cepat
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan
langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua
perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
120
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan
bakat-bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis
1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan
dengan tujuan organisasi
2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang
sendiri
3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara
otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena
sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
6. Kurang tersedianya saf ahli
Contoh bagan organisasi garis / lini
BAGAN ORGANISASI KANTOR SISTEM GARIS/LINI
4.2.2. Organisasi Staff.
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya
mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya
Manajer Kantor
Arsip / Ekspedisi
Tik /Penggandaan
RT / Inventaris
Arsip Eksvedisi Tik Penggan
daan
Inventaris
RT
121
berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf
tidak mempunyai garis komando kebawah.
Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan
sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang
seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja.
Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk
organisasi lainnya.
BAGAN ORGANISASI STAF
4.2.3 Organisasi Garis dan Staf
Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando
tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi
sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas
memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan
dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran
dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri.
Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar,
pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia
membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang
perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat
kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
Manajer kantor
Staf Staf
122
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua
karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun
terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan
secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah
pegawai tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan
wewenang staf.
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu
tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat
ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat
bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang
jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai
dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan
perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak
saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing
menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara
pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan
kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang
besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya
sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang
lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan
sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
123
Contoh bagan :
BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF
4.2.4. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan
macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi
fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar
diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga
setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.
Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinanpimpinan
yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya
diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan
mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing
menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya
atas bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
Manajer kantor
Persuratan
Humas/
Protokol
Penerbitan
Tik Arsip Humas Dokumen Distribusi
Perencanaan
Staf
124
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau
fungsi yang sama dapat dilakukan
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon
atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang
menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari
satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya
sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar
dilakukan
Contoh
BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL
Manajer Tertinggi
(General Manager)
Manajer
Keuangan
Manajer
Personalia
Menejer
Tehnik
Karyawan
125
4.2.5. Organisasi Kepanitiaan
Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah
tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut
Keuntungan dari organisasi kepanitiaan :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam
pembahasan yang dalam dan terperinci
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim
Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang
berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan,
karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.
Contoh
BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN
Presiden
Direktur
Direktur
Perencanaan
Direktur
Teknik Direktur
Personalia
Ka
Bag
Ka
Bag
Ka
Bag
Ka
Bag
Ka
Bag
Ka
Bag
126
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor
Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian
berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu
tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat
atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian
kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting
dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan
keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala
sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan
pekerjaan administrasi atau tata usaha.
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif
dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar
vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan
penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor
tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan
menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat
penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca,
berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi
atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu
komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dpat
berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan
dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator
harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi. Tehnik keterampilan
komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara
menggunakan sarana komunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika
berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara
komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang
baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk
menghindari kegagalan, yaitu :
a. Persepsi (pengertian pikiran)
b. Ketepatan
c Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)
d. Pengendalian
e. Kecocokan/keserasian
127
Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis
ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :
a. Keterampilan berbicara
b. Keterampilan mendengarkan
c. Keterampilan membaca
d. Keterampilan menulis
Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus
dilakukan adalah:
a. Menilai diri sendiri secara jujur
b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan
atau praktek-praktek
c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas
Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif .
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara
yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan
penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka
perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli
komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah
komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses
komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan
yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajewr
harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap
muka merupaklan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui
penggunaan umpan balik.
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus
memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun
penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan
pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan
benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang
pernerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah active lestening yang
digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para
manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective
statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
128
The American Managemnt Association (AMA) menyusun sepuluh
pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :
1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum
berorganisasi.
2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara
keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam
merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan
sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi
penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi
Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk
mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan
Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang
membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang
dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat..
Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga
hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:
a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh
terhadap pelanggan.
b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua
kebutuhan pelanggan.
c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang
diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar
memberikan keputusan kepada pelangan.
d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu
pembayaran (berhutang).
Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap
yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu
mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan
pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani.
Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan
tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik
lagi bagi perusahaan.
129
4.3.2. Komunikasi dengan Pimpinan
Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi
vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke
bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari
manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.
Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainlain
serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan
dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan
informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang lebih rendah.
Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan
dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh
informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan
yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk
informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya
berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat.
Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat
meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan
efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan
dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang
harmonis.
Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami
tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan
menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai
berikut :
1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.
2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,
saran dan unsur atau gagasan.
3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan
bicara.
5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.
6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.
8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.
10. Menghindari respon yang monoton.
130
4.3.3 Komunikasi dengan Kolega
Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat
dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang
terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para
pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama.
Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan
pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan
dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan
mereka.
4.4 Klasifikasi Komunikasi
Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu
sebagai berikut :
4.4.1. Menurut lawan Komunikasi
a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam :
1) Satu lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator
dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu
informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya.
Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinan
rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada
sekelompok komunikan
2) Banyak lawan satu
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator
dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus
pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota
3) Banyak lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator
dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang
akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para
PASPAMPRES.
b. Komunikasi pribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu
komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya
pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.
Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan
pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.
Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat
rahasia.
131
4.4.2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam
a. Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan
seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia
bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi
perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive
maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan,
biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.
b. Komunikasi dalam kelompok
Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam
pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok
rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok
orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau
dengan sekelompok orang lain.
Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja
seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi
tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di
lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan alin
sebagainya.
Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang
tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group
Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian
kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai
hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya.
Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti
komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator
dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang
dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalahmasalah
yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila
jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan
komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika
jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan
komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).
Komunikasi kelompok kecil (small group communication)
adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan
prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi
kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak
berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang
berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses
komunikasinya.
132
Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar
adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan
dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya:
untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di
sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas.
Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam
kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian
berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar
manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam
komunikasi kelompok.
4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya
a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua :
1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan
secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara
komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam
pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya
pada saat rapat, wawancara, seminar dll.
2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang
diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak
bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima
informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media,
misalnya Televisi, telepon, radio, dll.
b. Komunikasi tertulis
Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk
surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.
4.4.4. Menurut Maksud Komunikasi
Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang
dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat
dibedakan sebagai berikut :
a. Memberi perintah
Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator
yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan
mengenai tugas tugas yang harus dijalankan
b. Memberi nasehat
Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan
nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib
c. Berpidato
Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam
bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh:
pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar
d. Memberikan ceramah
133
Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang
komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan
suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada
komunikan.
e. Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat
(conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para
anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Perundingan
Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan
karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai
kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan
pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang
menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan
kepada pihak-pihak yang terkait.
g. Pertemuan
Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam
komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan
merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi
baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal
h. Wawancara
Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana
komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis
media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal
antara pihak atasan dengan bawahan.
4.4.5. Menurut Kelangsungannya
Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat
dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak
dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau
media komunikasi, misalnya : tatap muka
b. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang
dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya
membutuhkan bantuan media komunikasi
4.4.6. Menurut Perilaku
Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3
macam, yaitu :
134
a. Komunikasi formal
Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam
stuktur organisasi.
Ciri-ciri komunikasi formal :
1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas.
2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara
resmi.
3. Ada prosedur tertentu.
4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau
masalah proses penyelenggaraan kerja.
5. Media yang sering digunakan adalah surat.
6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai
wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi
b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam
suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada
terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan
pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.
c. Komunikasi Non Formal
Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam
pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non
formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota
organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan
atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau
peraturan-peraturan tertentu.
Cirri-ciri komunikasi non formal adalah :
1) Waktu dan tempat tidak menentu
2) Tidak ada prosedur yang mengikat
3) Tidak ada hierarki tertentu
4) Objek pembicaraannya tidak menentu
5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan
4.4.7. Menurut Ruang Lingkup
Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam,
yaitu:
a. Komunikasi internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi
135
internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu
komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi
diagonal
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung
antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar
organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi
eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi
atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial,
sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb.
Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:
1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan
dan bertujuan mendapatkan dukungan dari
masyarakat
2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan
untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan
tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi.
4.4.8. Menurut Arah Informasi
Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi ke atas
yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan
untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan
dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya
atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah
kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa
perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas
c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara
pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab
yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama
pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru
d. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat
kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai
wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,
pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala
bagian keuangan
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu
komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari
136
komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada
orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan
reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan
penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan
oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam
suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang
pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya,
komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan
atasan
Keuntungan komunikasi satu arah:
1. Berlangsung top down, cepat dan efisien
2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan
tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak
ada kesempatan untuk memberikan reaksi
3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima
berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau
menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan.
Kelemahan komunikasi satu arah:
1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima
berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada
kesempatan untuk bereaksi.
2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter
3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga
menimbulkan ketegangan.
f. Komunikasi dua arah:
Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis
yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana
komunikator memberikan informasi kepada komunikan.
Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan
atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua
belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai
apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami,
menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan.
Keuntungan komunikasi dua arah :
1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas
2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan
tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan
3. Kesalahpahaman dapat dihindari
137
4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban,
kekeluargaan dan demokratis
Kelemahan komunikasi dua arah:
1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien.
2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita
(komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan)
yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat
3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah
yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya
4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga
akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.
5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit
diukur kebenarannya.
4.4.9. Menurut Jaringan Kerjanya
a. Jaringan kerja rantai
Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau
saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui
saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam
jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola
komunikasi formal.
b. Jaringan kerja lingkaran
Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi
melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan
kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja
rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek
c. Jaringan kerja roda/bintang
Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat
pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu
sentral saja
d. Jaringan saluran total
Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang
dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau
jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin
dengan para bawahannya.
Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan
ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan
computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan
penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.
138
Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang
pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah
waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi
canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis
dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin.
Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup
pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat
dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan.
Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan
computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah :
1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan
computer hanya pemborosan saja ?
2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai
dengan kebutuhan.
3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara :
a. Membeli computer
b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data
c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time
sharing)
Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat
menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan
keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan
peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat
menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan
efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan
sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam
seriap organisasi.
139
Bab V
Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang
mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan,
macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti
perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup
pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran
untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang
mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di
segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di
dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan.
Kompetensi Inti dari Bab V
1. Mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan
dan kesehatan kerja.
2. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
3. Melakukan prosedur
administrasi.
4. Merencanakan dan
melakukan pertemuan.
5. Menggunakan peralatan
kantor.
6. Menghasilkan dokumen
sederhana.
7. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.
Pengetahuan tentang
perencanaan kerja,
pengertian, proses
perencanaan, macammacam
rencana dsb.;
pengetahuan tentang
efisiensi pekerjaan, syarat
dan azas efisiensi kerja,
pemikiran bekerja efisien,
dan efisieni dalam kantor
menyangkut pemeliharaan,
pemakaian barang dan
upaya penghematan dan
sebagainya; kerja sama di
dalam kantor dengan pimpian
kolega dan pelanggan.
140
Kompetensi dan isi bab
1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk
kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan
serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (misalnya notulen dan laporan)
Kata-Kata Kunci
perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,
keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.
141
Bab V
Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan
Dan
Kerja Sama
5.1 Pengertian Perencanaan Kerja
Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha
atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.
Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga
bisa dipertanggung jawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam
arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan
kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara
tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan
di dalam buku ini. Perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk
kongkritnya.
Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan
usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis,
sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan
bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja.
Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau
perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit
sebagai berikut :
i. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.
ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang
direncanakan.
iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai
iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan
pelaksanaan untuk mencapai tujuan.
v. Menentukan fasilitas yang diperlukan.
vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.
vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.
viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya.
Keterangan :
(i) Informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang
akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.
(ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak
untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat
mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)
(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang
harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor.
142
(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan
agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.
(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.
(vii) Orang dan jangka waktu pelaksanaan.
(viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana
Contoh :
Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang
diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang.
Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian
kegiatan sebagai berikut.
(i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan
tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran .
(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu
anak yang mau diproduksi.
(iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga
perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran.
(iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya
pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang
diperlukan.
(v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan
misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.
(vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang
dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu
lokasi)
(vii) Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan
mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk
dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.
(viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud
pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.
Kegiatan
􀀅 Informasi dan data
􀀅 Pemikiran dan ide
􀀅 Tujuan
􀀅 Objek dan urutan
􀀅 Fasilitas
􀀅 Waktu dan tempat
􀀅 Siapa dan jangka waktu
􀀅 Alasan dan Cara
Penyusunan
perencanaan
kerja
melaksanakan
143
5.2 Proses Perencanaan Kerja
Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan
sebagai berikut :
(i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan
a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.
b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.
c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha
lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau
kebalikannya.
d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir
persiapan menyusun seluruh rencana.
(ii) Menyusun rencana
Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu
dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang
diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor
yang melaksanakan dan sebagainya.
(iii) Melaksanakan rencana
Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun
dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan
yang tercantum di dalam perencanaan kerja.
(iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang
bertujuan :
a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan.
Jikalau ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan.
Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih
bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab
penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau
disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka
ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.
(v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk
pengawan.
Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan
terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai.
Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan.
Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja
dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha
evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan
yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi,
kejanggalan itu bisa diperbaiki.
144
5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka
perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan.
Langkah
pendahuluan
menyusun
rencana kerja
􀀅 Bagaimana keadaan dan memungkinkan
􀀅 Berapa lama waktunya
􀀅 Bagaimana peraturan atau yang lain
􀀅 Pengesahan
Menyusun
rencana
􀀅 Tujuan apa
􀀅 Kegiatan apa yang perlu
􀀅 Pembiayaan berapa
􀀅 Penanggung jawab siapa
􀀅 Pelaksananya bagian kantor apa
􀀅 Waktunya kapan
􀀅 Tempatnya dimana
􀀅 Makan waktu berapa lama
􀀅 Caranya bagaimana
􀀅 Pengawasan bagaimana
􀀅 Evaluasi bagaimana
Melaksanakan
rencana
􀀅 Operasi-operasi kerja konkret sesuai
rencana
Melakukan
pengawasan
􀀅 Apakah pelaksanaan sudah sesuai?
􀀅 Apakah terjadi penyimpangan?
Mengadakan
evaluasi
􀀅 Penilaian, pertimbangan dan
penyimpulan seluruh perencanaan kerja
awal sampai akhir
􀀅 Juga sebagai alat bantu pengawasan
145
Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor
manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi
oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia,
karena faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak
perencanaanitu. Oleh karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus
mengetahui sifat dari perencanaan.
Sifat Perencanaan
Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut :
(i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata.
(ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal
dari fakta atau kenyataandi depan mata.
(iii) Mengikuti akal sehat yang ada.
(iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada.
(v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna.
(vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan
Keterangan :
a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau
kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu
saja, atau dibuat berdasarkan khayalan.
b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di
depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan
kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu
dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadiankejadian
mendatang itu.
c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita,
yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat
tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.
d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan
atau kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti
dibuat sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai
dengan situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan
berubah-ubah.
e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat
dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu
dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan
maksud supaya sambung-menyambung.
f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan
meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya
peningkatan mutu barang.
Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu
tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu
dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan
dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat
sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih
baik lagi.
146
Fungsi Perencanaan :
Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting
adalah sebagai berikut :
(i) Sebagai pedoman kerja
(ii) Sebagai alat koordinasi
(iii) Sebagai alat pengawan kerja
Keterangan :
1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan
sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam
perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di
dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan
oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh
seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya
dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan
patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk
memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua
bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam
perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Sumber Perencanaan :
Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris
dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi
perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan.
Sifat
perencanaan
􀀅 Menempel pada kenyataan
􀀅 Dapat menduga kejadian mendatang
􀀅 Menurut akal sehat yang ada
􀀅 Tidak dibuat-buat begitu saja
􀀅 Dapat mengikuti situasi dan kondisi
􀀅 Dapat sambung-menyambung
􀀅 Semakin lama semakin sempurna
􀀅 Ada yang peningkatan
􀀅 Ada yang perbaikan
􀀅 Ada yang penyempurnaan
Fungsi
perencanaan
􀀅 Sebagai pedoman kerja
􀀅 Sebagai alat kordinasi
􀀅 Sebagai alat pengawasan
147
Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu
perencanaan.
Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :
(i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.
(ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.
(iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.
(iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait.
Keterangan :
1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang
lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang
menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang
dijelaskan lebih dulu.
2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk
mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan
yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari
hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu
perencanaan.
3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan,
tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari
pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang
bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan
usaha itu.
4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah
pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau
pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif
sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu
perencanaan dengan tujuan tertentu.
5.4 Jenis-jenis Rencana
Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan
perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja.
Sumber
perencanaan
􀀅 Kebijakan pimpinan
􀀅 Kebutuhan yang mendesak
􀀅 Melanjutkan dari evaluasi
􀀅 Usulan dari pihak tertentu
148
Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau
kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu
adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan
usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi
perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja.
Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri
rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
b) Ruang Lingkup
c) Jangka waktu
d) Materi
e) Administrasi pemerintahan
f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah
• Ruang Lingkup
Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah
1) Rencana kebijaksanaan
Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi
rencana berikut metode pelaksanaannya.
2) Rencana program atau proyek
Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit
mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan
perhitungan biaya
3) Rencana operasional
Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatankegiatan
operasional yang nyata berikut sasaran yang mau
dicapai sesuai tujuan rencana.
• Jangka waktu
Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana :
1) Rencana jangka panjang
Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam
pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan
rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang
berukuran besar.
2) Rencana jangka pendek
Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang
muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk
dilaksanakan.
3) Rencana jangka sedang
Rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana
panjang dan rencan pendek
• Materi
Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain
adalah
149
1) Rencana finansial
Tentang keuangan
2) Rencana pendidikan
Tentang pendidikan
3) Rencana produksi
Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan
4) Rencana penjualan
Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan
• Administrasi pemerintahan
Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara
lain adalah ;
1) Rencana nasional
Mencakup seluruh negeri
2) Rencana daerah
Antara lain berukuran propinsi
3) Rencana perkotaan
Mengenai kota-kota
4) Rencana pedesaan
Mengenai desa-desa.
• Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah
Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan
masalah antara lain adalah ;
1) Rencana umum
Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang
dibicarakan.
2) Rencana khusus
Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari
masalah yang dibicarakan.
Profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi
perlu memiliki pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang
diuraikan di atas. Khususnya profesi manajer kantor yang secara
struktural di dalam kantor merupakan profesi pimpinan, maka pemilikan
pengetahuan tersebut tidak dihindari. Profesi Sekretaris pun karena
berkedudukan sebagai pembantu dekat seorang pimpinan, maka dituntut
juga memiliki pengetahuan itu. Profesi pegawai administrasi meskipun
tidak seketat profei manajer kantor dan sekretaris, tetapi karena
kemungkinan besar terlibat di dalam kegiatan penyusunan rencana,
maka pemiilikan pengetahuan itu menjadi mutlak.
Macam-macam rencana
Dari segi ruang lingkup
Rencana kebijakan
Rencana program atau proyek
Rencana operasional
150
Pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang
diuraikan di atas diperlukan dengan perhitungan kantor tempat kerjanya
adalah kantor pemerintahan maupun kantor swasta secara umum.
Jiks kita mempersempit permasalahan menjadi macam-macam
rencana yang ada di dalam satu kantor perusahaan bisnis sebagai
contoh, maka hasil pembahasan yang menjadi pengetahuan itu adalah
sebagai berikut :
Macam-macam rencana di dalam kantor perusahaan bisnis sebagai
contoh yang ditinjau dari segi.
a) Ruang lingkup
b) Jangka waktu
c) Materi
d) Keseluruhan masalah
• Ruang lingkup
1) Rencana kebijaksanaan
2) Rencana program
3) Rencana operasional
• Jangka waktu
1) Rencana panjang
2) Rencana pendek
Dari segi jangka waktu
Dari segi materi
Dari segi administrasi
pemerintahan
Dari segi kemasyarakatan
/ keseluruhan masalah
Rencana panjang
Rencana pendek
Rencana sedang
Rencana finansial
Rencana pendidikan
Rencana produksi
Rencana penjualan
Rencana nasional
Rencana daerah
Rencana perkotaan
Rencana pedesaan
Rencana umum
Rencana khusus
151
• Materi
Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain
adalah :
1) Rencana produksi
2) Rencana penjualan
3) Rencana perekrutan pegawai
4) Rencana peningkatan mutu
5) Rencana pengembangan usaha
6) Rencana perbaikan pabrik
• Keseluruhan masalah
1) Rencana umun
2) Rencana khusus
Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud
adalah rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokokpokok
pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di
dalam perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi
dengan pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak
dicapai di dalam program dan juga sudah diberi perhitungan
pembiayaannya. Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana
operasionalnya.
Dari segi jangka waktu, biasanya di perusahaan hanya membuat
rencana yang pendek dalam arti langsung dilaksanakan dan
membuahkan hasil.
Dari segi materi, di dalam perusahaan bisnis ada cukup banyak
rencananya, antara lain adalah rencana produksi tentang pembuatan
barang, rencana penjualan tentang pemasaran barang, rencana
perekrutan pegawai tentang usaha mengambil tenaga kerja sebagai
pegawai, rencana peningkatan mutu usaha tentang usaha meningkatkan
mutu barang produksi, rencana pengembangan usaha tentang upaya
mengembangkan kegiatan usaha perusahaan, rencana perbaikan pabrik
tentang upaya melakukan perbaikan sarana produksi seperti mesinmesin.
Dari segi keseluruhan masalah, ada yang merupakan rencana umum
yang bersifat menyeluruh dan ada yang hanya mengenai sebagian dari
perusahaan saja yang merupakan rencana khusus.
Macam rencana dari
segi materi di dalam
perusahaan bisnis
Rencana produksi
Rencana penjualan
Rencana perekrutan pegawai
Rencana peningkatan mutu
Rencana pengembangan usaha
Rencana perbaikan pabrik
152
5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana
Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah
perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak
lain yang berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan
menjadi mubajir atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan. Dalam hal
ini diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut
pembuatan rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang
berwenang, melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang
memutuskan, misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau
sekretaris perusahaan dan kawan-kawannya. Maka, dalam kasus ini,
pengesahan rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang
berwenang supaya rencanaitu dapat dilaksanakan.
Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada
pimpinan yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi
dengan beberapa sarana pendukung sebagai berikut :
(i) Waktu penyerahan
Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat
masalah yang dipersoalkan masih belum reda.
(ii) Rekomendasi dari orang penting
Rencana terlebih dahulu dikinsultasikan kepada orang penting yang
punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta
persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang.
(iii) Penulisan rencana yang pandai
Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis
mengikuti ketentuan berikut ini:
a) Bahasa yang mudah dibaca
Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang
mudah-mudah.
b) Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan
gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca.
c) Data yang cukup dan jelas
Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta
mudah diperiksa
d) Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel.
Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi
(alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja.
(iv) Pembiayaan yang rasional
Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini
sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan
pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan
secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.
153
5.6 Efesiensi pekerjaan kantor
Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”.
Secara singkat efesiensi adalah usaha menghemat materi,
tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk
mencapai tujuan tertentu.
Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara
tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling
mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit
tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.
Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efesien pasti
memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin
menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa
meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan
efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti
kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi
malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat
diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang
besar maupun yang kecil.
Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target
yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari
itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien
dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara
kolektif.
Cara meminta
persetujuan rencana
Penulisan rencana
yang pandai
Waktu yang tepat
Ada rekomendasi
Penulisan yang pandai
Pembiayaan yang
rasional
Bahasa yang mudah
Dilengkapi gambar,
diagram dll
Data cukup dan jelas
Kesimpulan sederhana
Alas an masuk akal
154
Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh
punya pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran
bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu
akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya
jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa
diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai
macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki
efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.
Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan
bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh
walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak
efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan
sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah
yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan.
Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus
dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa
melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi
berpotensi (memiliki tenaga) besar.
Tujuan dan target
tidak berubah
Paling mudah
mengerjakannya
Paling murah biayanya
Paling sedikit tenaganya
Paling ringan bebannya
Paling singkat waktunya
Biaya jadi murah
Tenaga jadi sedikit
Beban jadi ringan
Waktu jadi singkat
Jarak jadi pendek
Efisiensi pekerjaan
Bekerja dengan efisien
Bekerja tidak efisien
Biaya jadi mahal-boros
Tenaga jadi banyak-cape
Beban jadi berat-payah
Waktu jadi lama-panjang
Jarak jadi panjang-jauh
155
Pengertian efisien
Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi
usaha dan segi hasil.
Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau
sedikit.
Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak.
Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan
usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.
Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor
Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar suoaya
sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada
beberapa azas yang perlu diterapkan.
Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut :
(i) Asas perencanaan
Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa
dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat
dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesarbesarnya)
(ii) Asas penghematan
Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan
menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.
(iii) Asas penghematan
Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak
berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan.
(iv) Asas penghapusan
Pegawai yang efisien Pegawai yang rajin & teladan
Pegawai yang tidak
efisien
Pegawai yang malas & tidak
boleh dicontoh
Usaha kecil Hasil banyak
efisien
156
Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap
kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil
yang hendak dicapai
(v) Asas penggabungan
Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki
persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau
bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.
Syarat-syarat efisiensi kerja :
Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya.
Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai.
Syarat-syarat efisiensi kerja adalah :
(1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna
Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan
(2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis
Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu,
peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepattepatnya.
Tidak terjadi pemborosan.
(3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak
akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.
(4) Ada pembagian kerja yang jelas
Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh
seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.
(5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama
Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan
bersangkutan
(6) Prosedur kerja harus praktis
Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan
lancardan tidak sulit.
Pekerjaan yang efisien
Direncanakan lebih dulu
Disederhanakan jika bisa
Dihemat segalanya
Dihapus yang tidak perlu
Digabung jadi satu
157
5.7 efisiensi Dalam Kantor
Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud
adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja.
Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa
melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua
orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang
berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu
dipelihara dan dpertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa
diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan?
Justru untuk menjawab pertanyaan iyu, efisiensi dalam kantor menjadi
perlu dibicarakan.
Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan
segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan
supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa
berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam
kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis.
Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan
salah satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang
dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua
muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan
efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor.
Bolpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai
sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua
alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.
Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan
mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat
penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa
mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan
perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan
sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan
kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari
luar.
Syarat Efisiensi kerja
Berguna
Ekonomis
Dapat dipertanggungjawabkan
Ada pembagian kerja
Wewenang dan tanggungjawab sama
Prosedur kerja praktis
158
Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat,
kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai
terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.
Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor
juga menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak
maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan
bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti
bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan
sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan. Tetapi, bendabendabergterak
seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan da
perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan, benda-benda
bergerakitu sulit untuk dipertahankan.
Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan
pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor,
dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan
antara lain seperti berikut ini :
1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi
kerusakan atau kadaluarsa.
Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus
menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit
lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak
misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya),
khususnya adalah bahan-bahan kimiawi.
2) Kelengahan menangani peralatan produksi
Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa
kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya
minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya
apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi
normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa
menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu
akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.
3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut
Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu,
pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa
menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.
4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke
tempat asal.
Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang
sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya
langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya
gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu
menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.
5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat.
159
Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan
dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati,
bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.
6) Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan
tujuannya.
Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri.
Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang
memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan
itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul
kerusakan atau kejadian buruk yang lain.
7) Kerusakan kecil dibiarkan.
Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat
pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa
mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung
ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu
bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan
yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar.
8) memakai barang berlebihan.
Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya
dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan.
Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah
yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan
menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan
adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi
dalam kantor.
9) Kelambatan dalam laporan
Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya
dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa
diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian
itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka
akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi
sehingga banyak merugikan kantor.
Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah
terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat
dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari
upaya efisiensi dalam kantor.
Inti dari upaya Efisiensi
Dalam Kantor
Penghematan dalam
segala hal dan segala
bidang di dalam Kantor
160
Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakantindakan
ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan.
Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah
moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai
barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang
betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain
Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor:
5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor
Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang
secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua
karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai
administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor
yang menjadi tempat kerjanya.
Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang
kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena
kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh
kegiatan kantor atau perusahaan.
Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang
matang dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan
yang ada di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang
sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu
tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan
cita-cita kantor.
Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka
rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin.
Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada
pelaksanaan darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis
seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.
Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan
efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang
Perbuatan yang
perlu diperbaiki
untuk Efisiensi
Dalam Kantor
Tidak memperhatikan bahan baku
Tidak memperhatikan peralatan
Pemuatan barang kelebihan
Barang tidak dikembalikan ke tempat asal
Cara pakai yang tidak sesuai
Membiarkan kerusakan kecil
Pemakaian barang berlebihan
Terlambat dalam laporan
161
sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan
kantor yang dilakukan sehari-hari.
Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa
langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus
dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat
menjadi sebuah rencana kerja yang kongkrit.
Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus
mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang.
Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil
bentuk kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan.
5.9 Kerja sama
Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja
sama dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja
dan efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’.
Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai
administrasi, bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan
upaya yang bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak
mungkin bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah
ditentukan. Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga
macam,yaitu:
(i)Kerja sama dengan pimpinan.
(ii)Kerja sama dengan kolega.
(iii)Kerja samadengan pelanggan.
(i)Kerja sama dengan pimpinan.
Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya
atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan
antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam
kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam
arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam
arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan
pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan
ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja
yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi
harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau
atasannya. Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari
pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan
atau atasan. Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan
atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun
162
menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang
diartikan menjadi hubungan vertikal struktural.
(ii) Kerjasama dengan kolega
(iii)
Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi
bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega
memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di
dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas
rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat
untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya
tujuan bersama.
Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu
hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh
karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja
sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega
menjadi amat diperlukan.
Kolega ada dua macam:
• kolega satu bagian atau satu bidang.
kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang
sama atau mengenai bidang kerja yang sama.]
• kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan.
Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak
berada di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang
sama, namun masih berkaitan.
(iv) Kerja sama dengan pelanggan
(v)
Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu
kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan
pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris
yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”).
Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau
dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak
didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha
yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa
tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang hal
ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga
mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat
saksikan bersama.
Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa
pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan
kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan
hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan,
163
para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para
bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat
merugikan para pegawainya.
Dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan
lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban
dari setiap karyawan di dalam kantor itu.
Secara garis besar ada tiga macam pelanggan :
a) Pelanggan perorangan.
Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan
kantor pun secara pribadi.
b) Pelanggan kolektif
Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga
hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang
mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian
secara kelompok atau ramai-ramai.
c) Pelanggan kantoran
Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti
perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga
swasta yang lain.
Kerjasama yang
benar
􀃆 Dengan pimpinan 􀃆 Mematuhi/mentaati
􀃆 Dengan kolega 􀃆 Bantu membantu
􀃆 Dengan pelanggan 􀃆 Memberi servis
Pelanggan ‘ Customer is a king ‘
Pelanggan
Perorangan
Kolektif
Kantoran
164
Bab VI
Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip
dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan
dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.
Kompetensi Inti dari Bab VI
1. Bekerj sama dengan
kolega (dan pimpinan
kantor)
2. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
3. Menghasilkan dokumen
sederhana.
4. Mengatur perjalanan
bisnis. (pimpinan dan
kolega)
Pengetahuan tentang tata
kerja, prosedur kerja, sistem
kerja, hubungan kerja
atasan-bawahan, komunikasi
pimpinan dan staf,
pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan
pembagian tugas,
kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan
antara kepemimpinan dan
kepengikutan serta
pelanggan.
165
Kompetensi dan isi bab
1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,
komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara
kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi
bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor.
2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya
kerja.
3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,
komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan).
4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan
membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk
pimpinan dan kolega.
Kata-Kata Kunci
kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan,
bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan,
kepengikutan.
166
BAB VI
Tata kerja, Sistem Kerja, Hubungan kerja
dan
Kepemimpinan
6.1 Pengertian
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien
mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan
tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang
harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu
pekerjaan.
Tata kerja
Prosedur kerja
Sistem kerja
aturan-aturan kerja
tahapan kerja
pola keseluruhan kerja
167
6.2 Manfaat dan asas-asas
Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:
(i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke
dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
(ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaikbaiknya.
(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan
sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat.
Manfaatnya adalah:
- menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata;
- pengendalian kerja bisa dilakukan;
- menjadi pedoman kerja.
- Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan
perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.
- Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian
kerja menjadi bisa dilakukan.
- Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja.
Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:
(i) Harus disusun secara sistematis (teratur).
(ii) Harus diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan.
(iii) Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.
(iv) Harus dapat mendorong pelaksanaan pekerjaan menjadi
efisien.
(v) Harus bisa ditinjau dan dievaluasi.
(vi) Harus bisa direvisi untuk disesuaikan dengan keadaan.
Tata kerja
Prosedur kerja
Sistem kerja
pelaksanaan kerja menjadi kongkrit
Pengendalian kerja menjadi memungkinkan
Menjadi pedoman kerja
168
(i) Sistematis dalam arti segalanya tersusun dengan teratur dan
rapi.
(ii) Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus
diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami.
(iii) Harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada
dan digariskan oleh pimpinan.
(iv) Harus dibuat menjadi sesuatu yang dapat mendorong
pelaksanaan kerja menjadi efisien.
(v) Harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar
baik atau belum baik.
(vi) Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, harus bisa
diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.
6.3 Pengaturan pokok
Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja
dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut.
(i) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam
tempat kerja masing-masing.
Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk,
perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang
bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja
yang sedang dilaksanakan.
(ii) Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan
masing-masing.
Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta
hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja
dan system kerja yang sedang dilaksanakan.
(iii) Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan.
Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan,
kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan
keputusan berikutnya.
(iv) Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau
lembaga yang berkaitan.
Azas penyusunan
Sistematis
Semua pihak tahu
Sejalan dengan kebijaksanaan
Mendorong efisiensi pelaksanaan
Bisa dievaluasi
Bisa direvisi
169
Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada
semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai
hubungan kerja.
Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan
bawahan.
6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan
Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja
mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut.
(i) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun
dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang
tersedia.
(ii) Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan
memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun
dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.
(iv) Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi
jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu.
(v) Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu
dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat
erat dan berkesinambungan.
(vi) Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata.
(vii) Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang
bersangkutan.
(viii) Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus
selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
(ix) Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja,
prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud
Wajib mengkoordinasi
Wajib mempelajari laporan
Wajib memanfaatkan laporan
Atasan
Bawahan
Wajib membuat laporan
Wajib menyampaikan tembusan
170
Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan
system kerja:
6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan
Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia
yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang
memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor.
Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor.
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk
mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang
diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah
seorang yang memiliki kemampuan tersebut.
Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan
mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan
perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan
pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan,
memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang
tidak benar dan sebagainya.
Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban
mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap
melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi
secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh
efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu,
kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen
perkantoran.
Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia
Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia
Memperhatikan sifat dari pekerjaan
Tujuan organisasi dll harus dijelaskan
Pentahapan harus berkesinambungan
Setiap tahap adalah kerja nyata
Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan
Perkembangan teknologi perlu diterapkan
Harus punya buku pedoman
171
Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu:
(i) Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik.
(ii) Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya
diri.
(iii) Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan
ramah tamah.
(iv) Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang
baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami
informasi yang masuk.
(v) Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk
menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan
punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari
orang lain.
(vi) Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima
keputusannya.
(vii) Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat
kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa
memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal.
(viii) Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu
mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.
Setiap pemimpin dituntut memiliki dua macam ketrampilan
sebagai berikut:
(a) Ketrampilan teknik.
(b) Ketrampilan manajemen.
(c) Yang dimaksud dengan ketrampilan teknik adalah pengetahuan
dan ketrampilan di bidang teknik tertentu misalnya bidang elektro
arus lemah.
(d) Yang dimaksud dengan ketrampilan manajemen adalah
pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaan organisasi atau
kantor. Berarti intinya adalah masalah pengendalian dan
pemanfaatan orang yang ada di dalam organisasi atau kantor.
Pada umumnya, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam
organisasi atau kantor, semakin kurang ketrampilan teknik yang
diperlukan. Berarti semakin banyak ketrampilan manajemen yang dituntut
kepadanya, yang juga berarti dia harus semakin pintar dan tangkas
dalam mengendalikan bawahannya.
Selain itu, seorang pemimpin organisasi atau kantor termasuk
manajer kantor masih dituntut memiliki pengetahuan tentang organisasi
atau kantor yang dipimpinnya.
172
Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut:
(i) Sejarah kantor beserta pimpinannya.
(ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor.
(iii) Tujuan kantor.
(iv) Kebijaksanaan kantor.
(v) Susunan organisasi kantor.
(vi) Kekuatan dan kelemahan kantor.
(vii) Posisinya di dalam kantor.
Dengan demikian, setiap manajer kantor atau pimpinan kantor
yang lain misalnya sekretaris yang diserahi tanggungjawab sebagai
pimpinan kantor, secara keseluruhan dituntut memiliki empat macam
pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut.
(i) Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen.
(ii) Memahami dan mampu memanfaatkan perilaku dan watak
orang-orang bewahannya untuk mencapai tujuandan target
kantor.
(iii) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang teknik tertentu.
(iv) Memiliki pengetahuan tentang kantornya.
(v) Berarti dia harus bisa mengendalikan dan memakai orangorang
bawahannya untuk bekerja secara tepat demi
pencapaian tujuan kantor.
(vi) Sejalan dengan butir satu, dia harus bisa memahami dan
memanfaatkan bawahannya dengan berbagai watak dan
perilaku yang berbeda.
(vii) Dia juga dituntut paling sedikit memiliki pengetahuan tertentu
di bidang teknik yang ada kaitan dengan pekerjaan kantornya.
Jikalau bisa, dia termasuk harus trampil.
(viii) Dia juga dituntut tahu tentang hal-hal kantornya sebanyak
tujuh butir seperti yang dijabarkan di atas.
Empat macam pengetahuan dan ketrampilan manajer/pemimpin kantor:
Manajer/pemimpin
kantor
Mampu menjalankan manajemen
Bisa memanfaatkan bawahan
Punya pengetahuan teknik tertentu
Tahu hal-hal tentang kantornya
173
6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan
Seorang pemimpin kantor yang diangkat secara resmi memiliki
wewenang formal. Tetapi, kalau cuma wewenang formal ini masih belum
cukup. Dia pun harus memiliki bakat kemampuan pribadi perorangan
untuk mengendalikan bawahannya, sehingga bawahannya memiliki sifatsifat
kepengikutan terhadap dia sebagai atasan (yaitu tunduk dan mau
menurut kepadanya). Pemimpin kantor yang memiliki kemampuan
dimaksud akan mendapat pengakuan dari bawahannya sebagai
pemimpin, sehingga bawahan itu dengan sepenuh hati mau menerima
perintah, petunjuk, pengarahan dan sebagainya. Secara formal sang
anak buah merasa bawahan sekaligus dalam hati mereka merasa
sebagai pengikut.
Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya akan
mengakibatkan kepemimpinan itu menjadi kurang efektif karena dalam
hati para bawahan tidak ada perasaan sebagai pengikut.
Menurut akhlinya, ada beberapa hal yang bisa menyebabkan
seseorang mau dan bersedia menjadi pengikut, yaitu hal-hal sebagai
berikut. Antara lain adalah naluri sejak lahir; agama dan hati nurani;
tradisi dan adapt; peraturan hokum; dan pikiran sehat. Sejak lahir
manusia sudah mau mengikuti orang tuanya. Kepercayaan agama
menyebabkan orang menjadi mau mengikuti apa yang dipercayainya.
Ada juga karena adat, orang menjadi mau mengikuti apa yang disebutkan
di dalam adapt. Ada lagi karena hokum yang berlaku menyebabkan mau
mengikuti. Terakhir karena pikiran yang sehat menyebabkan orang bisa
menentukan mana yang benar dan mana yang salah, mana yang baik
dan mana yang buruk, mana yang untung dan mana yang rugi. Dalam hal
ini, orang akan mengikuti yang benar, baik dan menguntungkan.
6.7 Hubungan atasan dan bawahan
6.7.1 Hanya ada satu atasan
Di dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang
memberi perintah. Atasan atau pimpinan di sini adalah orang yang
berkedudukan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota yang
akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan itu
harus bertanggungjawab.
Dalam keadaan yang mendesak, ada kemungkinan atasan dari
seorang atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi)
memberi perintah kepada seorang bawahan. Dalam hal ini, bawahan itu
menerima perintah itu sama dengan perintah dari atasan langsungnya.
Akan tetapi, dalam kondisi ini, ada dua langkah tambahan yang perlu
ditempuh oleh pihak atasan maupun bawahan.
174
Dua langkah itu adalah:
(a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus
segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala
seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah
memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan
yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia
memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak
boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah
tersebut.
(b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan
kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan
tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan
dengan perintah tersebut.
Dengan dua langkah tambahan itu, maka sekalipun terjadi
pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, tidak akan
terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Singkatnya
atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan
dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada
satu.
6.7.2 Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab
Pendelegasian wewenang artinya adalah “penurunan wewenang
atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut
garis koordinasi yang ada”.
Di dalam kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang
dari yang atas kepada pihak tertentu yang di bawah. Pendelegasian
wewenang ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang
didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang
lebih rendah, sehingga pihak yang mendapat pendelegasian wewenang
itu dapat bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk
kepada atasan dalam pelaksanaan kerjanya.
Dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan
antara wewenang dan tanggungjawab. Bila terjadi kasus wewenang lebih
besar daripada tanggungjawabnya, maka ada kemungkinan terjadi
penyalahgunaan wewenang itu yang merugikan kantor. Sebaliknya bila
terjadi tanggungjawab yang lebih besar daripada wewenangnya, maka
dalam pelaksanaan pekerjaan, kemungkinan akan timbul kemacetankemacetan.
Oleh karena itu, pertama-tama semua pihak harus
memahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan
‘tanggungjawab’ di sini.
Wewenang adalah hak seseorang untuk menyuruh atau
melarang orang lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain.
175
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta
menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan
kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu
tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya
pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam
kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang
bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan
kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya,
bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar
supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama
sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya.
6.7.3 Pembagian tugas
Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga
kelompok tenaga kerja,yaitu:
(a) Kelompok pimpinan
Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan
mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan.
(b) Kelompok pembantu pimpinan
Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas
memberikan saran dan pertimbangan pelaksana.
(c) Kelompok pelaksana
Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga
setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian
tujuan.
Dengan demikian, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas
secara jelas dan tegas dilakukan sehingga tidak seorangpun di dalam
kantor yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas. Atau, bentrokan
pekerjaan atau tugas, bisa juga tumpang tindih pekerjaan atau tugas
menjadi bisa dihindari.
Profesi manajer kantor berada pada kelompok (a) atau (b), dan
profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (b), tetapi
ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (a). profesi pegawai
administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (c).
176
Bab VII
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan,
dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum
dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan
pendinginan udara untuk kerja.
Kompetensi Inti dari Bab VII
1. Mengikuti prosedur
keamanan, dan
keselamatan kerja.
2. Menggunakan peralatan
kantor.
Pengetahuan tentang
pengamanan keselamatan,
dan kesehatan kerja;
peralatan ventilasi dan
pendinginan udara untuk
ruang kerja.
Kompetensi dan isi bab
1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja
membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur
kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan
pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
Kata-Kata Kunci
pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan,
kebersihan, ventilasi, pendingin udara.
177
BAB VII
Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja
7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam
lingkungan kerja , karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi
sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamatan
kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatann pada
saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja,
proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin
Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani
dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya
maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan.
7.1.1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan
mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan
tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan
Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko
keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukan
kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau
kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek
dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan
aliran listrik, terpotong, lluka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua
itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau
lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan
pemeliharaan dan latihan.
Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja.
Tujuan keselamatan kerja adalah :
1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam
melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan
meningkatkan produksi serta produktifitas nasional.
2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja.
3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan
efesien.
Syarat-syarat keselamatan kerja adalah :
1. Mencegah dan mengurangi kecelakan
2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran
178
3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan
4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari wasktu
kebakaran
5. memberikan pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja.
Kesehatan kerja adalah Suatu keadaan para pekerja/masyarakat
pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari
berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor
pekerjaan dan lingkungan kerja.
Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang
saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu
sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan
individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain : Keturunan,
lingkungan, prilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat factor tersebut
saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat factor tersebut
secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status
kesehatan akan tercapai secara optimal.
Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali
terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan
ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakta) itu
sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan
masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan
sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat
pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam
kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif.
Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan
kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan
kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga
mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya
penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan
tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan
pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja.
Hakekat kesehatan kerja menjadi dua hal, yaitu :
1. Sebagai alat untuk mencegah derajat kesehatan, derajat kerja
setinggi-tingginya ( tenaga kerja disini mencakup : buruh,
karyawan, petani, nelayan, pekerja sector nonformal, pegawai
negeri dan sebagainya.
2. Alat untuk meningkatkan produksi yang berlandaskan kepada
peningkatan efesiensi dan produktifitas.
179
Tujuan dari kesehatan kerja adalah:
1. Agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat
kesehataan setinggi tingginya, baik fisik maupun mental, baik
idividual maupun social dengan usaha-usaha preventif dan
kuratif terhadap penyakit-penyakit / ganguan-ganguan kesehatan
yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan
kerja serta terhadap penyakit umum.
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja
3. perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga
kerja
4. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan
serta kenikmatan kerja
5. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang
mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan.
Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia,
keselamatan kerja dinilai sebagai sarana utama untuk mencegah
kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kerja. Keselamatan kerja
yang baik merupakan pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja.
Untuk memperoleh kesehatan yang baik, usaha-usaha yang harus
diperhatikan adalah :
1. Pekerja yang pekerjaannya menhadapi bahaya harus diperiksa
kesehatannya setiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali.
2. Alat-alat harus diperiksa tiap-tiap minggu atau bulan untuk menilai
bahaya-bahaya yang mungkin timbul (antara lain harus dilakukan
pengambilan sample udara dan juga pemeriksaannya di
laboratorium).
3. Pemeriksaan kesehatan sebelum kerja untuk mengetahui
kemungkinkan sakit pernapasan menahun, ginjal dn sebagainya.
Kondisi-konsdisi kesehatan yang menyebabkan rendahnya produktivitas
kerja antara lain adalah sebagai berikut :
1. Penyakit umum, penyakit yang paling banyak adalah penyakit
infeksi, penyakit endemic (cacar, kolera) dan penyakit parasit
(disebabkan karena cacing), penyakit alat pernapasan seperti flu
dan bronchitis.
2. Penyakit akibat kerja, penyakit seperti keracunan bahan kimia,
gangguan mental psikologis akibat kerja.
3. Keadaan gizi buruk pada buruh, yang dikarenakan penyakit
endemis dan parasit, kurangnya pengertian tentang gizi,
kemampuan pengupahan yang rendah dan beban kerja terlalu
besar.
4. Lingkungan kerja yang kurang membantu untuk produkuktivitas
optimal tenaga kerja, seperti keadaan suhu, kelembaban dan
gerak udara yang memberikan suhu efektif di luar kenikmatan
kerja
180
5. Kesejahteraan tenaga kerja yang kurang baik di karenakan
pengupahan yang rendah
6. Fasilitas yang ada diperusahaan belum memenuhi standar.
Syarat-syarat kesehatan kerja (menurut UU Nomor 1 Tahun 1970)
antara lain adalah sebagai berikut :
1. Mencegah dan mengurangi kebakaran.
2. Mencegah dan mengurang dan memadamkan kebakaran
3. Mencegah dan mengurangi peledakan.
4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada
waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya
5. Memberi pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja
7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja,
baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan
8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai
9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik
10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup
11. Memelihara kesehatan dan ketertiban
12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja,
lingkungan, cara dan proses kerjanya
13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang,
tanaman atau barang
14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan
15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat,
perlakuan dan penyimpanan barang
16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya
7.1.2. Kecelakaan Kerja
Kecelakaan kerja adalah suatu kecelakaan yang terjadi pada saat
seseoranag melakukan pekerjaan. Kecelakaan kerja merupakan
peristiwa yang tidak direncanakan yang disebabkan oleh suatu tindakan
yang tidak berhati-hati atau suatu keadaan yang tidak aman atau keduaduanya.
Kecelakaan kerja terjadi pada seseorang karena pegawai
bertindak tidak hati-hati dan sering membuat keadaan yang tidak aman.
Jika seorang pekerja mendapat kecelakaan kerja biasanya kemampuan
untuk mencari nafkah hilang untuk sementara waktu. Kecelakaan kerja
dapat mengakibatkan seseorang menjadi cacat atau luka.
Sebab-sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan
kesehatan pegawai, diantaranya adalah :
1. Keadaan tempat dilingkungan kerja
a. Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak
181
b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang
berbahaya kurang diperhatikan keamanannya.
c. Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada
tempatnya
2. Pengaturan udara
a. Penggantian udara yang tidak baik (ruang kerja yang
kotor, debu dan bau tidak enak).
b. Suhu yang tidak dikondisikan pengaturannya.
3. Pengaturan penerangan
a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak
tepat
b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang.
4. Pemakaian peralatan kerja
a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau
rusak
b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang
baik.
5. Kondisi fisik dan mental pegawai
a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil.
b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai
yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang
lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang
ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam
menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang
membawa resiko berbahaya
Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak
terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur
kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan.
Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan
hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti,
bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu
melaksanakan pekerjaan.
Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan
yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut
potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan.
Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya
nyata.
Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat
menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh
kecelakaan akibat kerja, yaitu :
1. Kerusakan
2. kekacauan organisasi
3. Keluhan dan kesedihan
182
4. kelainnan dan cacat
5. kematian
Kasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan
Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut :
1. Klasifiksi menurut jenis kecelakaan seperti :
a. terjatuh
b. tertimpa benda jatuh
c. tertumbuk atau terkena benda-benda
d. terjepit oleh benda
e. pengaruh suku tinggi
2. Klasifikasi menurut penyebab
a. Mesin, seperti :
1) pembangkit tenaga
2) mesin-mesin penyalur
3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam
4) mesin-mesin untuk mengolah kayu
b. Alat angkut dan alat angkat
1) mesin angkat dan peralatannya
2) alat angkutan diatas rel
3) alat angkutan udara
c. Peralatan lain
1) Bejana bertekanan
2) Instalasi pendingin
3) Alat-alat listrik
3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti :
a. patah tulang
b. dislokasi/keseleo
c. rengang otot
d. amputasi
e. luka baker
4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut:
a. Menentukan siapa yang bertanggungjawab atas kejadian
kecelakaan
b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa
7.1.3. Kebersihan
Kebersiahan perusahaan meliputi kebersihan luar dan dalam
gedung. Bagian luar gedung mencakup seluruh area ruangan terbuka di
luar gedung, terutama halaman-halaman dan jalanan. Semenatra bagian
dalam gedung meliputi lantai dinding, atap gedung dan mesin-mesin
183
serta alat-alat untk bekrja, juga gudang-gudang untuk menimbun bahan
baku. Secara rinci, segi-segi kebersihan meliputi sebagai berikut :
1. Persediaan air yang baik sesuai dengan syarat-syarat
kegunaanya, yaitu air minum, untuk mandi, untuk proses produksi
dan air untuk mengalirkan kotoran-kotoran atau sampah-sampah
industri.
2. Keadaan WC (Water Closet) yang baik
3. Pembuangan sampah dan air sampah yang baik
4. Keadaan gedung dan halaman yang tidak menyebabkan
kecelakaan dan ledakan-ledakan
5. Keadaan yang tidak menimbulkan bersarangnya nyamuk dan lalat
Derajat kesehatan yang tinggi tidak cukup hanya dicapai dengan
usaha khusus medis saja, tapi titik berat justru dibidang lain, yaitu
pangan, pakaian dan perumahan. Terutama dalammenjaga
kebersihannya. Oleh karena itulah harus selalu menjaga kebesihan dan
kesehatan seperti dalam pepatah bahwa “ Kebersihat adalah pangkal
pandai”.
Kebersihan meupakan syarat utama bagi pekerja agar tetap sehat
dan dalam pelaksanannya tidak banyak memerlukan biaya, untuk
menjaga kesehatan semua aruangan hendaknya tetap dalam keadaan
bersih. Peneumpukan abu dan kotoran tidak boleh terjadi. Oleh karena itu
semua ruangan kerja, gang dan tangga harus selalu dibersihkan setiap
hari. Karena kototan-kotoran yang menumpuk akan menimbulkan
berbagai penyakit yang akan menggangu kesehatan pribadi kita.
Untuk menjaga kebersihan dalam suatu ruangan/lingkungan
kantor harus selalu disediakan tempat sampah dalam jumlah yang cukup,
bersih dan bebas hama, tidak bocor dan dibersihkan dengan mudah.
Bahkan buangan dan sisa diupayakan disingkirkan di luar jam kerja untuk
menghindari resiko terhadap kesehatan. Ruangan kerja harus bebas dan
bersih dari tikus, serangga dan binatang lainnya. Karena binatang
tersebut merupakan penyebab penyakit. Semua tempat kerja sedapat
mungkin harus dibersihkan dan dituup untuk mencegah datangnya
seranggan dan nyamuk. Terutama apabila ada kaleng-kaleng bekas
harus selalu dibuang untuk mencegah penyakit.
7.1.3.1 Air Minum
Pada semua tempat kerja harus disediakan air bersirh yang
sumber dan cara pengalirannya disahkan oleh instansi yang ditunjuk
untuk mengesahkannya.
Tempat minum harus disediakan untuk pekerja-pekerja menurut
bentuk yang telah ditentukan oleh yang berwenang dalam perbandingan
184
untuk tiap-tiap 100 pekerja. Kalau dipakai wadah air minum, maka wadah
itu harus tertutup rapat dan tidak diperbolehkan memakai gelas yang
sama.
Air minum harus dijaga kebersihannya, air minum yang besih dari
sumber yang sehat secara teratur hendaknya diperiksa dan disediakan
secara Cuma-cum dekat dengan tempat kerja. Air yang bersih
menjadikan kita tetap sehat. Terutama air putih, air yang kotor akan
menyebabkan berbagai macam penyakit.
7.1.3.2. Makanan
Pada saat istirahat para karyawan harus makan siang di
lingkungan pekerjaan, maka harus disediakan ruang makan yang cukup
luas sehingga semua pekerja dapat makan sekaligus atau bergelombang.
Pekerja-pekerja tidak diperbolehkan makan dalam ruangan kerja, sebab
di tempat-tempat itulah biasanya terdapat bahan-bahan beracun atu
bahan-bahan yang dapat membahayakan kesehatan.
Kalau dalam tempat kerja diadakan kantin makan, kantin itu
harus dibuat, dirawat dan dijalankan sesuai dengan peaturan-peaturan
kebersihan. Dapur, tempat makan dan alat-alt untuk keperluan makan
harus bersih dan memenuhi syarat kesehatan. Air minum dan makanan
yang dihidangkan harus bersih dan sehat. Semua pegawai yang
melayani makanan dan minuman harus bebas dari penyakit-penyakit
menular dan keshatannya harus diperiksa pada waktu-waktu tertentu
menurut peraturan Departemen Kesehatan.
Untuk menjaga kebersihan makanan yang kita makan, hal-hal
yang haus diperhatikan, yitu :
1. Biasanya untuk mengkonsumsi makanan yang bersih, bervariasi
dan bernilai gizi tinggi
2. Biasanya makan teratur
3. Makan makanan yang banyak mengandung selulosa atau
sayuran yang berserat tinggi
4. simpanlah makan dengan baik, hindari dari serangga, kotoran dan
binatang pengerat
5. Cusilah tangan sebelum makan
6. Cusilah alat masak atau alat makan serta alat minum sebersih
mungkin
Laksanakan persiapan dan pengolahan makanan dengan baik dan benar
Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Lingkungan kerja
a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat
lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,
sanitasi dan suhu udara).
185
b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,
pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)
c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja
terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar
darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin
disel).
3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan
4. Menggunakan alat pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk
memai alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah
helm kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.
5. Membatasi makanan yang terlalu merangsang bau badan, seperti
bawang merah, bawang putih. Keju, minuman beralkohol dan
daging kambing
7.1.4.Ventilasi dan Pendinginan
Dalam menata ruangan kantor perlu pula memperhatikan
keadaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendpatkan atau
menghirup udara segar. Yang penting dalam factor udara adalah suhu
udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara panas dan lembab
menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.
Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran hingga kesegaran udara
harus mendapat perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan
produktivitasnya menurun, karena udara panas membuat orang mudah
mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.
Menurut Prof Soetarman, bahwa “beban panas” yang berlebihan
dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati
kondisi bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6
derajat celcius.
186
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu
diperhatikan hal berikut :
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air
Conditioning), terutama bagi pekerja yang menhendaki ketelitian,
alat ini merupakan keharusan apabila dikehendaki mutu
pekerjaan yang tinggi.
2. Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini
dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi)
yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula
sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oelh para
pekerja.
Dengan mengatur udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh
keuntungan-keuntungan di antaranya :
1. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
2. produktivitas kerja yang lebih tinggi
3. kualitas pekerjaan yang lebih baik
4. semangat kerja yang tinggi
5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
6. kesan yang lebih baik dari tamu.
Ventilasi yang menyeluruh perlu untuk kesehatan dan rasa
keserasian para pekerja, oleh karenanya merupakan factor yang
mempengaruhi efesiensi kerja. Pengaruh udara panas dan akibatnya
dapat menyebabkan banyak waktu yang hilang karena pegawai tiap kali
pergi keluar akibat keadaan kerja yang tidak nyaman. Dengan adanya AC
(pendingin) akan lebih efesien dalam bekerja.
Suhu efektif atau dengan pendingin udara tergantung dari :
1. Lajunya perbaikan udara
2. suhu udara
3. kelembaban
Ketiga factor dan radiasi memungkinkan untuk menghitung suhu
efektif + ventilasi dapat bersifat alamiah, berupa ventilasi buatan maupun
ventilasi yang merupakan kombinasi. Air condition diadakan untuk
menolak suhu yang ekstrim atau suhu diatas di bawah rata-rata.
Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan, maka udara segar dan
bersih harus disalurkan ke tempat kerja, sehingga terjadi pergantian
udara beberapa kali, tiap jam pergantian udara berkisar antara 6 kali
untuk pegawai sambil duduk dan 10 kali untuk pegawai yang bergerak.
Untuk tiap pegawai yang bekerja disuatu ruangan, sedikitnya harus
mendapat 11,5 m ruang udara. Abu, asap, gas, uap atau kabut yang
timbul dan disebarkan oleh proses industri harus segera disingkirkan dan
jangan dibiarkan menyebar dalam udara di tempat kerja. Karena akan
menimbulkan penyakit, seperti : sesak napas, gangguan pada paru-paru.
187
7.2. Keamanan
Keamanan kerja adalah keadaan atau situasi aman yang
dirasakan oleh seseorang pada saat melakuakan pekerjaan.
7.2.1 Keamanan Kerja
Keadaan yang tidak aman yang dapat menimbulkan kecelakaankecelakaan
dan luka-luka dalam hubungan kerja antara lain :
1. Tidak adanya penjagaan, yang dimaksud adalah tempat-tempat
yang berbahayam seperti jalan-jalan sempit, tanggal-tanggal yang
tidak diberi ril-ril penjagaan, kawat-kawat listrik atau bahan-bahan
peledak yang tidak di lingungi atau dituupi dengan cara tertentu.
2. Penjagaan yang tidak cukup terhadap barang-barang yang
berbahaya
3. Model atau konstruksi yang tidak aman, disini termasuk mesinmesin,
perlengkapan perlengkapan, bangunan-bangunan
perusahaan atau fasilitas-fasilitas yang mempunyai struktur yang
tidak aman karena adanya suatu kesalahan lahan dalam
rancangan atau kstruksi semula
4. aturan yang berbahaya lazimnya dikenal sebagai “pemeliharaan
buruk” dalam jenis keadaan tidak aman, termasuk tempat-tempat
kerja dan lapangan-lapangan kerja yang tidak teratur,
pemasangan mesin-mesin dan fasilitas-fasilitas produksi lainnya
yang tidak tepat.
5. Penerangan yang tidak tepat, penerangan yang tidak cukup,
terlalu banyak penerangan, cahaya yang berwarna salah (cahaya
yang silau atau cara mengatur system penerangan yang
menimbulkan adanya tempat-tempat remang atau terlalu banyak
berbedaan)
6. Penganginan yang tidak aman, kumpulan uap, debu, gas-gas
atau asap, system penganginan yang kapasitasnya tidak sesuai,
tempatnya tidak tepat atau mengaturnya tidak cocok atau
dpergunakannya udara kotor untuk pertukaran hawa, keadaan
panas dan kelembaban yang tidak biasa
7. Pakaian yang tidak aman, disini termasuk sepatu-sepatu tua,
pakaian yang robek/penuh minyak, kacamata pengaman, ikat
pinggang pengaman dan alat-alata pengaman perorangan lainnya
yang tidak tersedia.
Yang harus diperbuat terhadap keadaan yang tidak aman adalah :
1. Menyingkirkan segala bahaya
Bila ada alat pengangkut yang berat terletak pada suatu
panggung kerja dan alat itu mudah jatuh dan melukai seseorang,
maka sebaiknya kita memindahkan alat itu dan meletakkannya di
tempat yang seharusnya.
188
2. Peringatan
Bila tidak mungkin menggunakan alat penjagaan, berilah
peringatan tentang keadaan yang tidak aman itu. Hal ini dapat
dilakukan dengan memberikan tugas kepada seseorang di tempat
yang tidak aman tersebut atau dengan cara menempatkan tanda
bahaya. Alat Bantu yang dapat dipergunakan untuk memberi
peringatan tentang keadaan yang tidak aman, misalnya terompet,
lonceng, peluit, lampu-lampu sinyal, garis bercat, benderabendera
merah atau tanda yang perkataan “bahaya”
3. Anjuran
Kita harus membuat anjuran-anjuran tertentu tentang cara untuk
mengilangkan keadaan-keadaan yang tidak aman itu
Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Lingkungan kerja
a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat
lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,
sanitasi dan suhu udara).
b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,
pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)
c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja
terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar
darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin
disel).
3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan
4. Menggunakan alaty pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai
alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja,
pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.
189
7.2.2.Pencegahan Kebakaran
Kebakaran yang tidak terduga, kemungkinan terjadi di daerah
beriklim panas dan kering, dilingkungan kumuh, bahkan diperkantoran
akibat dari arus pendek. Pencegahan kebakaran merupakan salah satu
masalah untuk semua yang bersangkutan dan perlu dilaksanakan
dengan cepat.
Pencegahan senantiasa lebih baik daripada memadamkan
kebakaran, tetapi harus ditekan pada pentingnya peralatan dan
perlengkapan lainnya untuk pemadaman kebakaran harus dipelihara
dalam keadaan baik. Pihak manajemen dan pengawasan hendaknya
diberitahukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pegawai jika timbul
kebakaran.
Kebakaran perusahaan adalah suatu hal yang tidak diinginkan.
Bagi tenaga kerja , karena kebakaran perusahaan penderitaan dan
malpetaka, khususnya terhadap mereka yang tertimpa kecelakaan dan
dapat berakibat kehilangan pekerjaan, sekalipun mereka tidak cedera.
Kebakaran dapat terjadi di luar jam kerja ataupun pada jam kerja.
Kebakaran di luar jam kerja berpengaruh pada social/ekonomi yang
besar.
Bahaya-bahaya kebakaran umum terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
1. Merokok
2. Nyala api terbuka.
3. Zat cair yang mudah terbakar
4. Ketatarumahtanggaan yang buruk
5. mesin-mesin yang tidak terawat dan menjadi panas
6. kabel-kabel listrik
Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan terjadinya kebakaran adalah
sebagai berikut :
1. Nyala api dan bahan-bahan yang pijar
2. penyinaran
3. peledakan uap dan gas
4. peledakan debu atau noktah-noktah cair
5. percikan api
6. terbakar sendiri
7. reaksi kimiawi
Pencegahan dan penanggulangan kebakaran adalah semua tindakan
yang berhubungan dengan pengamatan, pencegahan dan pemadaman
kebakaran dan meliputi pelindungan jiwa dan keselamatan manusia serta
perlindungan harta kekayaan.
Pencegahan kebakaran dan penanggulangan korban kebakaran dari lima
prinsif pokok, yaitu :
190
1. Pencegahan kecelkaan sebagai akibat kecelakaan atau keadaan
panik
2. pembuatan bangunan yang tahan api
3. pengawasan ayng teratur dan berkala
4. Penemuan kebakaran pada tingkat awal dan pemadamannya
5. pengendalian kerusakan untuk membatasi kerusakan sebagai
akibat kebakaran.
Apabila kita mendengar alarm kebakaran berbunyi, maka prosedur
yang harus diambil untuk mengatasi masalah secara umum adalah :
1. Tenangkan diri
2. Ambil alat pemadam kebakaran tersedia, semprotkan kesumber
api
3. bila belum dapat membantu, maka mataikan listrik
4. mintalah orang-orang untuk tidak panik dan secara teratur untuk
menyelamatkan diri dan membantu
5. selamatkan dokumen-dokumen ataupun barang-barang yang
memiliki nilai tinggi
6. laporkan kepada instansi terkait untuk meminta pertolongan
melalui telepon
7. selamatkan diri.
7.2.3. Pencegahan Kecelakaan
Seorang tenaga kerja harus lebih waspada mengapa penting
untuk mencegah kecelakaan. Karena pencegahan kecelakaan sangat
penting dilakukan untuk menjaga keselamatan dan keamanan. Kita harus
belajar bagaimana melakukan pekerjaan dengan selamat,
mengembangkan sejumlah kontrol naluri atas tidakann kita, sehingga
tidak membiarkan diri kita atau orang lain kerugian atau kecelakaan.
Dalam melaksanakan pekerjaan seorang pekerja perlu
mempunyai kesadaran dalam bersikap waspada untuk mencegah
terjadinya kecelakaan. Kesehatan, keselamatan dan Keamanan dalam
bekerja sangat penting sekali bagi para pekerja. Oleh karena itu sebelum
melakukan pekerjaan harus memperhatikan prosedur keselamatan dan
keamanan kerja. Untuk dapat bekerja dengan selamat/aman, maka perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. perlu adanya pelatihan dalam menggunakan berbagai peralatan
kerja dan cara menggunakannya
2. menggunakan pealatan dan perlengkapan dengan benar
3. mengunakan peralatan pelindung diri
4. dalam bekerja harus selalu memperhatikan apa yang dikerjakan
5. bersikap tenang dan tidak terburu-buru dalam melakukan
pekerjaan
6. menghindari sikap ceroboh
7. gunakan pakaian sesuai dengan jenis pekerjaan
191
Kerja sama pekerja sangat penting dalam pencegahan
pengembangan kondisi tidak aman. Kondisi pekerjaan yang tidak aman
tidak hanya dengan peralatan yang baik, tetapi semua tergantung pada
kerjasama setiap orang dalam tempat kerja yang bersih dan rapi. Anda
harus memperhatikan keselamatan diri. Beberapa hal yang harus
dilakukan untuk menjaga kerja dan wilayah kerja agar selalu aman.
Pikiran beberpa contoh kondisi tidak aman di tempat kerja.
1. lantai licin
2. penerangan buruk
3. tempat kerja kotor dan tidak rapih
4. kerusakan peralatan tangan, dll
Kecelakaan dapat dicegah atau diantisipasi dengan menghapus
kemungkinan penyebabnya. Orang-orang yang bai akan bekerja dengan
orang yang memperhatikan dan menjaga-jaga, hati-hati dan bertanggung
jawab. Berikut ini adalah ahl-hal yang akan membantu seorang pekerja
dalam pelatihan untuk mencegah kecelakaan, diantaranya :
1. membuat kebiasaan secara umum agar seorang bekerja aman
2. mencegah perkembangan kondisi tidak aman
3. laporkan semua kecelakaan atau kerusakan perlengkapan pada
atasan
4. mengetahui apa yang harus dilakukan pada pertolongan pertama
5. memberi tanda atau memasang rintangn untuk menandai wilayah
yang tidak aman
6. jangan menganggu siapa saja yang dalam keadaan sedang
berkonsentrasi pada pekerjaan
7. pakailah perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang
dikerjakan serta memakai perlindungan diri.
Pada prissifnya dasar-dasar keselamatan dan kesehatan kerja
menekankan beberapa hal, yaitu :
a. setiap pekerja berhak memperoleh jaminan atas
keselamatan kerja agar terhindar dari kecelakaan
b. setiap orang ang berada di tempat kerja harus dijamin
keselamatnnya
c. tempat kerja dijamin selalu dalam keadaan aman
Agar dapat bekerja dengan aman, perlu adanya pembinaan kepada
tenaga kerja, pembinaan itu diantaranya adalah :
1. menunjukan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang
a. kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang timbul
dalam tenaga kerja
b. semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang
diharuskan dalam tempat kerjanya
c. alat-alat perlindungan diri bagi tenga kerja yang
bersangkutan
d. cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan
pekerjaannya.
192
2. Menyelengarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang
berada di bawah pimpinannya dalam pencegahan kecelakaan,
pemberantasan kebakaran, peningkatan keselamatan dan
kesehatan kerja.
Menurut undang-undang keselamatan kerja, kecelakaan yang terjadi
harus selalu dilaporkan dengan kerentuan sebagai berikut: pengurus
diwajibkan melaporkan tiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja
yang dipimpinnya.
Dalam melakukan tugas pekerjaannya tenaga kerja mempunyai hak dan
kewajiban , antara lain :
1. memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai
pengawas dan atau ahli keselamatan kerja
2. memakai alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan
3. memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan
kesehatan kerja yang diwajibkan
4. meminta pada pengurus agar dilaksanakan semua syarat
keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan
5. menyatakan keberatan bekerja pada pekerjaan yang syarat
keselamatan dan kesehatan kerja serta alat-lat perlindungan diri
yang diwajibkan olehnya tidak sesuai standart.
Pencegahan kecelakaan akibat kerja sangat di perlukan guna
tercapainya keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja pada suatu
perusahaan. Untuk mengetahui prosedur pencegahan agar tujuan K3
dapat tercapai, maka kita perlu memahami prosedur Keselamatan dan
Keamanan yang berlaku di Indonesia
Pencegahan terhadap bahaya kecelakaan ditempat kerja dapat
dilakukan dengan cara :
1. Peraturan perundangan
2. Standarisasi
3. Pengawasan
4. Penelitian bersifat teknik
5. Riset medis
6. Penelitian Psikologis.
7. asuransi.
8. Latihan-latihan
9. penelitiahan secara statistik
Pencegahan kecelakaan harus diusahakan dengan meniadakan
penyebabnya, apakah sebab itu merupakan sebab teknis atau sebab
yang datang dari manusia. Upaya kearah itu terlampau beraneka ragam
untuk dibahas yakni mencakup upaya memenuhi peraturan dan standar
teknis, antara lain meliputi :
1. Pengawasan dan pemeliharaan tingkat tinggi
2. Pemeliharaan hubungan industri yang baik
193
3. perawatan kesehatan dan kesejahteraan.
4. Pendidikan pegawai di unit kerja.
Dalam suatu kantor perlu disediakan tanda bahaya. Tanda bahaya
adalah alat yang dibunyikan/dinyalakan secara otomatis ataupun secara
manual yang digunakan untuk memberikan peringatan kepada orangorang
disekitar tentang akan terjadi bahaya atau terjadi situasi darurat.
Alat ini biasanya berbunyi keras, sehingga menarik perhatian orangorang
yang ada disekitarnya.
Ada beberapa tanda bahaya yang berlaku secara umum, baik di
tempat kerja maupun di tempat umum di antaranya adalah:
1. Alarm kebakaran
2. bunyi sirine ambulance
3. alarm kebocoran gas
4. alrm pencurian
5. suara tembakan peringatan
Sikap pekerja bila mendengar tanda bahaya :
1. tengan jangan panik
2. cepat dan tanggap
3. perduli
4. menghargai pencegahan terjadinya situasi darurat
7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja
Keselamatan dan keamanan kerja harus selalu dijaga dan
dipelihara. Keselamatan dan keamanan perusahaan menjadi tanggung
jawab semua orang yang bekerja di dalam perusahaan.Ada beberpa hal
yang berkaitan dengan upaya peningkatan keselamatan dan keamanan
keja di perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan yang baik oelh pimpinan
Pimpinan perusahaan harus mampu mengembinasikan produk
maksimum dan biaya minimum dengan tepat sehngga proses
produksi dapat berjalan dengan efektif. Keselamatan dan
keamanan kerja selam pelaksanaan proses produksi harus
mendapat perhatian khusus dan tidak boleh diabaikan
2. Penerapan cara-cara kerja yang aman dan semat oleh para
pekerja
Kebiasaan kerja yang benat harus ditanamankan dalam diri parta
pekerja. Hasl ini dapat dilaksanakan dengan mengadakan
program pelatihan kerja yang tyepat, sehingga pata pekerja tidak
menglami kesulitan pada waktu bekrja
3. Tata rumah tangga yang bai8k
Tata rumah tangga yang baik akan membatu usaha peningkatan
keselamatan dan keamanan kerja
4. Pemasangan pafar pengaman/pelindung terhadap mesin-mesin
yang berbahaya
194
Kondisi tempat kerja yang tenang dan aman akan mempengaruhi
aspek psikologi pata pekerja sehingga para pekerja akan merasa
aman dalam melakukan pekerjaan.
Secara umum, prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang ada di
perusajaan adalah sebagai berikut :
1. Peranan pimpinan perusahaan
Pimpinan perusahaan memegang peranan yang besar dalam
usaha menciptakan keselamtan dan keamanan kerja. Seseorang
pemimpin harus mampu membentuk pandangan tentang
pentingnya keselamatan dan keamanan kerja dalam diri para
pekerja. Seorang pemimpin juga tidak boleh memperhatikan sikap
ragu-ragu mengenai perhatian dan keterlibatannya dalam usaha
menciptakan kondisi kerja yang aman dan selamat kepada
pekerja.
2. Peranan pimpinan regu/kelompok
Dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang selamat dan
aman, seorang pemimpin perusahaan tidak bekerja sendirian.
Pimpinan regu/kelompok memegang peranan yang besar dalam
mendukung usaha tersebut. Pimpinan regu/kelompok merupakan
wakil perusahaan yang bertanggung jawab untuk memimpin
sekelompok pekerja agar dapat melaksanakan kerja dengan baik.
Seorang pemimpin regu/kelompok harus mampu memberikan
contoh yang baik mengenai pelaksanaan kerja yang aman dan
selamat. Selain itu, pimpinan regu juga bertanggung jawab untuk
mengawasi para pekerja dalam bekerja untuk memastikan bahwa
para pekerja melaksanakan kerja dengan baik dan sesuai dengan
prosedur. Cara kerja yang benar dan sesuai dengn prosedur akan
membentuk lingkungan kerja yang aman dan selamat.
A1
Daftar Pustaka
Ali A. & Tanzili, 2006, Pedoman Lengkap Menulis Surat, PT Kawan
Pustaka, Depok.
Aviana, 2007, Perbedaan Cara Berkomunikasi Antara Pekerja Jepang
dan Pekerja Indinesia Dalam Penerapan Horenso, tesis S2.
Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia.
Billy, Betty K., 2007, Akuntansi, Arya Duta, Depok.
Depdiknas, 2004, Kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Edisi 2004, Depdiknas, Jakarta.
2004, Standar Kompetensi Nasional Indonesia Bidang
Sekretaris/Administrasi Bisnis, Depdiknas, Jakarta.
Hamdani D. & Sutisna A., 2002, Surat Niaga & Kearsipan, CV.Yrama
Widya, Bandung.
Hendarto H. & Tulusharyono, 2002, Menjadi Sekretaris Profesional,
Penerbit PPM, Jakarta.
Katayama T., 2005,Tegami No Kakikata Jiten (Ensiklopedia
Korespondensi), Daiso, Hiroshima Japan.
Kitamura, Hiroaki dkk, 1997, Joohoo To Hyoogen (Informasi Dan
Ekspresi), Sobunsha Shuppan, Tokyo Japan.
Madiana, Gina, 2004, Pengarsipan Surat Dan Dokumen Kantor,
Cv.Armico, Bandung.
Maruyama, Keisuke dkk, 1999, Writing Business Letters in
Japanese, The Japan Times, Tokyo Japan.
Mulyana, Deddy, 2004, Komunikasi Efektif, PT Remaja Rosdakarya,
Bandung.
Nakamaki H. & Hioki K.,Ed., 1997, Keiei Jinruigaku Koto Hajime
(Antropologi Administrasi), Toho Shuppasn, Osaka Japan. .
Nugroho, Adi, 1996, Penuntun Teknis Surat Menyurat., Penerbit Indah,
Surabaya.
A2
Ooishi, Yutaka, 1998, Komyunikeeshon Kenkyu, (Suatu Penelitian
Tentang Komunikasi), Keio Gijuku Daigaku Shuppankai, Tokyo
Japan.
Puspitasari, Devi, 2007, Menangani penerimaan dan pengiriman
Surat/Dokumen, Arya Duta, Depok.
2007, Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Arya
Duta,Depok.
2007, Bekerja Sama Dengan Kolega dan Pelanggan, Arya
Duta, Depok.
Puspitasari D. & Aulia R., 2007, Berkomunikasi Melalui Telepon, Arya
Duta,Depok.
2007, Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi, Arya
Duta, Depok.
Sato, Rieko, 2006, Sekkyaku No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni
Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Cara Melayani
Tamu), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.
Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju,
Bandung.
Sukoco, Badri M., 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern, Erlangga, Jakarta.
Suma’mur, 1987, Kesehatan Kerja dan Pencegahan Kesehatan, CV. Haji
Mas Agung, Jakarta 1980, Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan
Pekerjaan Surat Menyurat, CV. Armico, Bandung.
Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, CV.
Armico, Bandung.
Takashi, Ryuzaki, 2002, Giin Hisho (Sekretaris Anggota Parlemen),
PHP Kenkyuujo, Tokyo, Japan.
Tim Administrasi Perkantoran, 2005, Adminstrasi Perkantoran 1 A, PT
Galaxy Puspa Mega, Jakarta.
Tsubosaka, Tatsuya, 2005, Seirisuru Gijutsu Ga Omoshiroi Hodo Mi
Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Teknik
Merapikan Barang), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.
UU no.1 Th 1970, Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
A3
UU no.13 Th 2003, Ketenagakerjaan.
Woworuntu, Tony, 1991, Manajemen Untuk Sekretaris, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta.
Wuryantari, Sri, 2007, Melakukan Proses Administrasi Transaksi,
Arya Duta, Depok.
2007, Melakukan Prosedur Administrasi, Arya Duta, Depok.
2007, Menggunakan Peralatan Kantor, Arya Duta, Depok.
Wuryantari S. & Puspitasari D., 2007, Keamanan, Keselamatan dan
Kesehatan Kerja, Arya Duta, Depok.
Yoshihara, Yasuhiko, 2006, Fairingu No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi
Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Pengarsipan
Dokumen), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.